【出し忘れNG】外国人雇用状況の届出とは?記載内容と注意点を解説

執筆者:

行政書士/井手清香

外国人雇用を行う際に提出が義務付けられている「外国人雇用状況の届出」は、手続きをし忘れると事業主が罰金刑となる可能性があります。
では、企業・事業主はどんな外国人を受け入れ、どのようなフローで届け出る必要があるのでしょうか。対象別の届出内容や、注意点を解説します。

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外国人雇用状況の届出とは

外国人雇用状況の届出とは、外国人労働者の雇用の安定と改善・再就職支援などを目的とした制度で、2007年に義務化されました。

事業主が届け出するもので、外国人の雇用や離職などの状況と、氏名や在留資格などの情報を記載します。厚生労働省による「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」には、外国人雇用状況の届け出の制度とともに、雇用管理の改善と再就職支援も明記されています。

外国人雇用状況の届出の提出が義務である理由

外国人雇用状況の届出により、国は各事業所で働く外国人労働者の雇用状況を把握することが目的です。外国人労働者の雇用の安定と改善、再就職支援などをおこなえるよう、国は事業主へ届出の義務を課しているのです。

日本社会の中で外国人が在留資格の範囲内で就労し、能力を発揮できるよう、事業主は制度の目的をよく理解して、義務を果たして行くことが大切です。

届出の対象となる外国人

特別永住者の方・日本国籍を持たない方・在留資格「外交」「公用」の方は対象外で、それ以外はすべて対象となります。間違えやすいですが、通常の「永住者」は提出が必須です。正社員かアルバイトかなど、雇用形態に関係なく対象となります。

雇用保険に加入する場合は、雇用保険被保険者資格取得届を提出する

雇用保険の被保険者になる場合、雇用保険被保険者資格取得届が外国人雇用状況の届出を兼ねます。そのため、別途、外国人雇用状況の届出をする必要はありません。

派遣アルバイト・派遣社員の場合は雇用主である派遣元が届け出る

派遣形態で雇用している場合は派遣元が届け出を行いますので、企業が対応する必要はありません。

ここまでの情報をまとめると以下の通りです。

  雇用保険の被保険者ではない【雇用保険に加入しない】 雇用保険の被保険者【雇用保険に加入する】
様式 外国人雇用状況届出書(様式第3号) 雇用保険被保険者資格取得届(様式第2号)
※外国人は17~23の欄も記載
届け出を行う人 雇用主 雇用主
届出先 ハローワーク(公共職業安定所)、外国人雇用状況届出システム(インターネット) ハローワーク(公共職業安定所)、電子政府の総合窓口「e-Gov」(インターネット)
提出期限 雇入れ日の翌月末日まで 雇入れ日の翌月10日まで

  • 特別永住者の方・日本国籍を持たない方・在留資格「外交」「公用」の方は提出不要
  • 派遣アルバイトや派遣社員は派遣元が届け出る

では、ここからは更に詳しく見ていきましょう。

外国人雇用状況の届出の提出方法

外国人雇用状況の届出方法は、オンライン提出もしくは事業所を所轄するハローワークへの窓口提出です。

①ハローワークへ提出

雇用する外国人が勤務する事業所や施設(店舗・工場など)の住所を管轄するハローワークへ届け出てください。

②オンラインで提出

オンライン提出の場合は厚生労働省の外国人雇用状況届出システムを利用します。

また、利用にはIDとパスワードが必要ですが、以前に一度でもハローワークの窓口経由で外国人雇用状況の届出を行なった事業者の場合は、外国人雇用状況届出システムの新規登録ボタンからのID登録ができません。その場合は以前に届出を行なったハローワークに問い合わせることで、オンライン提出に切り替え可能です。

提出期限

外国人雇用状況の届出の提出期限は翌月末日までです。

雇用保険被保険者資格取得届を届け出る場合は、雇入れ日の翌月10日までです。

外国人雇用状況届出書の記載方法

外国人雇用状況の届出には、外国人に関することと事業所に関することが記載されています。届出用紙はハローワークで配布している他、厚生労働省のホームページからダウンロードすることができます。記載には在留カードの番号や在留資格などの記載が必要になりますので、予め在留カードをご用意ください。

以下、厚生労働省のホームページから様式を印刷して届け出ることを前提にご説明します。

雇用保険の被保険者の場合(雇用保険に加入する)

外国人のみ記載が必要なのは17~23欄となります。2020年3月より在留カード番号の記載も必要になりました。特に難しいことはなく、在留カードやパスポートなどから間違いなく記載事項を写していくだけです。

雇用保険被保険者資格取得届(様式第2号)
外国人雇用はルールを守って適正に|厚生労働省

雇用保険の被保険者ではない場合(雇用保険に加入しない)

雇用保険の被保険者ではない場合は、外国人雇用状況届出書の「様式第3号電子媒体」という名前のファイルを使い、外国人雇用状況の届け出を報告します。

2020年3月1日から様式が変更されています。必ず新しい様式を使用してください。

申請用紙を用いて届け出る場合の注意事項として、「様式第3号電子媒体」は、1ページ目を表、2ページ目を裏に印刷します。1ページ目と2ページ目を別々の紙に印刷しないように気をつけてください。書式に従って、上から順番に見ていきましょう。

外国人雇用状況届出書

外国人雇用はルールを守って適正に|厚生労働省

まず、外国人の氏名、在留資格と在留期間、生年月日や性別、資格外活動許可などの事項を記載します。外国人の氏名は、ローマ字とカタカナのふりがなで表記します。ミドルネームは、氏と名の後ろに記載して下さい。

次に、雇入れ年月日を記載してください。最後に、届出年月日と雇用保険適用事業所番号など事業主・事業所に関する事項を書きます。こちらも在留カード番号の記載が必要です。

届出を行う際の注意点

外国人雇用状況の届出を提出するにあたって注意すべきことを見ていきましょう。

届出を怠ると罰金の対象になる

外国人雇用状況の届出の根拠法令「雇用対策法第28条」に、「外国人雇用状況の届出」は全ての事業主の義務と定められています。

届出を怠ったり、虚偽の報告を行ったりすると30万円以下の罰金が科されます

提出期限にはくれぐれも気を付けましょう。万が一出し忘れてしまった場合は、事業所を管轄するハローワークへ早急に問い合わせ、指示を仰いでください。

外国人の離職時にも提出が必要

外国人雇用状況の届出は、雇用時だけではなく離職時にも提出が必要です。雇用保険の被保険者の場合は離職した際も忘れずに提出しましょう。

  雇用保険の被保険者ではない(雇用保険に加入しない) 雇用保険の被保険者(雇用保険に加入する)
様式 外国人雇用状況届出書(様式第3号) 雇用保険被保険者資格喪失届(様式第4号)
※外国人は14~18の欄も記載
届出の作業をする人 雇用主 雇用主
届出先 ハローワーク(公共職業安定所)、
外国人雇用状況届出システム(インターネット)
ハローワーク(公共職業安定所)、電子政府の総合窓口「e-Gov」(インターネット)
提出期限 雇入れ日の翌月末日まで 離職日の翌日から10日以内

雇用保険の被保険者でない場合は、雇入れの際と同じく外国人雇用状況届出書(様式第3号)を使用します。被保険者の場合は、雇用保険被保険者資格消失届(様式第4号)の提出となります。

雇用保険被保険者資格喪失届

外国人雇用はルールを守って適正に|厚生労働省

こちらも在留資格、在留カード番号などを記載します。必ず在留カードを用意しましょう。

外国人を雇用する際の本人確認書類について

雇用情報の届出を行う際に、本人確認書類等の回収を行いますが、それららの注意点を紹介します。

個人情報の取り扱いに注意

外国人を雇用する際の本人確認書類は、外国人雇用状況の届出に関しては在留カードなどの写しは不要です。

ただし、ほかの手続きで確認することも多いのであらかじめ在留カードなどのコピーをとっておくと便利です。個人情報に当たるので、管理は厳密に行ってください。個人情報の管理については、紛失等のリスクに備えることも重要ですが、運用の仕方にも配慮してください。具体的には、個人情報を書面で取得する場合、個人情報保護法第18条第2項の規定により、利用目的を本人に明示する必要があります。在留カードのコピーを、何に使うのか事前に本人にはっきりと伝えておくことが大事です。

デジタルツールで管理

外国人を雇用する際の書類作成や本人書類の一括管理には、デジタルツールの利用もできます。書類がバラバラで管理がしづらい場合は、デジタルで管理することも考えましょう。スマホやタブレットなどで書類やカードを撮影すれば一元管理できるシステムのほか、身元確認(氏名・生年月日・住所など)、在留資格、就労制限を確認できるシステムもあります。

まとめ:不法就労を防ぐためにも、きちんと届出をしよう

今回は、外国人雇用状況の届出の内容と注意点をご紹介しました。ミスなく正確に情報を記入し、必ず期限内に届けましょう。ハローワークまで行く時間がない場合は、インターネットを利用して提出することもできます。

外国人雇用状況の届出を行う際、在留カードの情報を見ながら記入していく場合がほとんどかと思いますが、在留期限についても注意しておくようにしましょう。在留期限を見過ごして雇用してしまうと、不法就労を助長したとみなされることがあります。たとえ、うっかりミスによるものであっても不法就労を助長したとみなされた場合、雇用主も罪に問われることがあります。不法就労助長罪を犯すと、入管法第73条の2の第1項の規定により、3年以下の懲役又は300万円以下の罰金に処せられます。

外国人雇用状況の届出は、外国人を不法就労から守るために必要な届出であり、届出義務をしっかりと果たすことが、外国人労働者だけでなく企業を守ることにも繋がるのです。

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