【行政書士解説】在留資格認定証明書とは?申請方法と必要書類を紹介

入管に在留を認めてもらうイメージ

日本で働いてもらうために、海外から外国人を呼ぶときに必要となるのが「在留資格認定証明書」です。
ビザ(査証)の発給や在留資格を付与してもらう際に使用します。

今回は、「在留資格認定証明書」の申請方法や必要書類、万が一無くしてしまった場合の対応方法についてご紹介していきましょう。

在留資格認定証明書とは? 

海外へ向かう外国人とスーツケース

在留資格認定証明書とは、正式に在留資格が決定する前に、「在留資格が決定される見込み」であることを証明するための「予約証」のようなものです。在留資格認定証明書の取得は、日本で働くためには必須となる手続きです。

なぜ、在留資格認定証明書が必要?

短期滞在以外では、在留資格認定証明書を取得してからビザ(査証)を申請します。

外国人が日本に入国する際、観光目的などの短期滞在の場合は、空港などにある出入国在留管理局の支局で入国審査が行われます。しかし、就労目的など3か月以上の長期滞在の場合は、審査にとても時間がかかります。そこで、あらかじめ「日本への入国を許可するかどうか」の審査を現地でおこない、審査に通れば、「後日(日本に入国する際)に、正式な在留資格を与えますよ」という証明として、在留資格認定証明書を発行する流れをとっています。

在留資格認定証明書はどのタイミングで使う?

通常、外国人が日本に入国するためには、以下の2点を取得しておく必要があります。

  • 在留資格認定証明書
  • 査証(ビザ)

「①在留資格認定証明書」が発行されると、入国についての審査は事前に終わっているものとして扱われますので、現地の日本大使館にて「②査証」がスムーズに発行されます。その後、この2点を持って日本の入国審査に適合すれば、日本に入国することができ、入国の時点で正式に在留資格が付与されます。

ちなみに、「査証」は外国人がもつ旅券が有効であり、なおかつ日本に入国しても差し支えないことの証明書です。外国人本人が外国の日本大使館または領事館に申請し、旅券の裏にシールが貼られるかスタンプが押される形式で発行されます。

在留資格認定証明書の注意点

在留資格認定証明書を申請する際は、以下の注意点を押さえておきましょう。

  • 有効期限は3ヶ月(発行されて3ヶ月以内に日本に入国しなければならない)
  • 日本での活動内容に適した在留資格を選ばなければならない

特に、「日本での活動内容に適した在留資格を選ぶ」という点は非常に重要です。たとえば、「日本で働くこと」が目的なのに「就労できない在留資格」を選択してしまった場合、たとえ入国審査に通って入国できたとしても、働くためには在留資格を変更しなければならないからです。

就労できる在留資格について、詳しくは過去の記事で取り上げましたので、参照してください。


▶関連記事:「在留資格の基礎知識|外国人を雇用する前に知っておこう!

※新型コロナウイルスの影響で現在は期限が延長になっています。詳細は後述

在留資格認定証明書の申請方法

リモートで会話をする外国籍社員

ほとんどの場合、外国人本人はまだ日本に入国していないので、企業側が代わりに在留資格認定証明書を申請することになります。申請先は、企業の所在地を管轄する出入国在留管理局の支局や出張所などです。申請先は決まっていて、どこに申請してもよいわけではありませんので、注意が必要です。

【企業が申請する場合】

企業の所在地(勤務予定地)を管轄する出入国在留管理局の支局や出張所。

(企業の本社ではなく、外国人本人の勤務地を基準にします)

出入国在留管理局の支局や出張所の場所や管轄は、以下のページから確認できます。

▶参考:組織・機構|出入国在留管理庁

申請に必要な書類一覧

在留資格認定証明書を申請する際は、在留資格によって必要となる書類が異なります。ここでは一例として、代表的な就労ビザである「技術・人文知識・国際業務」の在留資格認定証明書を申請する場合の、必要な書類をご紹介します。

  • 在留資格認定証明書交付申請書
  • 日本での活動に応じた資料
    • 技術・人文知識・国際業務の場合は、受け入れ先の企業の規模によってカテゴリー分けされている。そのため、受け入れ先企業がどのカテゴリーに属するのかを証明するための文書が必要。
    • 外国人本人について、専門士や高度専門士の称号を持っている場合は、その証明書が必要。
    • 上記以外の書類については、企業のカテゴリーによって異なる。上場企業など規模の大きい企業の場合は用意する書類が少なく、小規模企業や設立から間もない企業の場合は書類が多くなる。

「在留資格認定証明書交付申請書」とは?

在留資格認定証明書を申請するための書類が「在留資格認定証明書交付申請書」です。この申請書では、1枚目の部分で日本での活動内容にあった在留資格を選んで、チェックボックスにチェックをします。その次の「申請人等作成用」が4種類、「所属機関等作成用」は5種類ありますので、対応する申請書に記入します。

「日本での活動に応じた資料」とは?

「日本での活動に応じた資料」は、外国人が「日本でどのような経歴を持ち、どのような活動をするのか」について説明する資料です。

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を申請する場合、具体的には「外国人が勤務する先の企業についての資料」と、「外国人本人についての資料」が必要になります。

申請してから許可されるまでの期間は?

在留資格認定証明書は、通常1~3ヶ月の間に許可もしくは不許可の結果が出るとされています。ただし、この期間には、書類の補正や不足の補充にかかる時間は含まれていません。万が一不備があった場合でも対応できるように、1週間から2週間程度をプラスで見積もっておくといいでしょう。時間には十分な余裕を持って申請しておくことが重要です。

取得した在留資格認定証明書は、外国にいる本人に郵送してください。その後、外国人本人が在留資格認定証明書を持って現地の日本大使館に行き、「査証」を発行してもらう流れになります。

在留資格認定証明書は大切に保管 入国後に必要になる場合も

書類を確認するイメージ

入国した後に、直接的に在留資格認定証明書が必要になる場面はほとんどありません。しかし、以下のようなケースでは、例外的に提示が必要になることがあります。

1. 転職で在留資格を変更したい場合

転職する場合は、在留資格の変更が必要になることがあります。在留資格の変更の際には、旅券または在留資格認定証明書の提示を求められますが、紛失や盗難など何らかの理由で、旅券を提示できない場合は、在留資格認定証明書が必要になります。

2. 在留期間の更新をしたい場合

在留期間の更新でも、旅券または在留資格認定証明書の提示が求められます。万が一旅券を紛失した場合は、在留資格認定証明書が必要になります。

ちなみに、旅券も在留資格認定証明書もない場合は、「理由書」を提出しなければなりません。「旅券も在留資格認定証明書も提示できない理由」について、審査官を納得させられるだけの説明文書を作ることは簡単ではないでしょう。在留資格認定証明書が手元にあれば安心です。

▶関連記事「在留資格(就労ビザ)を更新したい!必要書類と条件を確認しよう」

失くした場合・有効期限を過ぎた場合の対処法

積み上げられた書類のイメージ
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万が一在留資格認定証明書を失くした場合や、有効期限を過ぎた場合はどうすればよいのでしょうか? 対処法をご紹介します。

紛失・有効期限切れの場合は、再申請しなければならない

在留資格認定証明書は再発行の制度がないので、紛失してしまった場合や有効期限が切れてしまった場合は一から申請し直す必要があります。これには大変手間がかかってしまうため、日ごろから外国人本人に管理を徹底するよう指導することをおすすめします。

郵送途中の紛失でも再発行はできない

郵送の途中で紛失してしまうこともないとは限りません。特に海外発送は注意が必要です。郵送途中の紛失であっても再発行は不可で、一から申請をし直さなければいけません。

この場合、同じ書類を全て揃えるのは大変なため「願出書」を出入国管理庁に提出することで、前の審査で使った書類を転用してもらうことは可能です。ただし、審査自体は一からやり直しになってしまいます。郵送途中の紛失を防止するために、企業や外国人本人ができる対策は限られていますが、「追跡番号をつける」など行方不明にならないよう、できる限りの努力をしましょう。

新型コロナウイルスの特例:有効期限延長 再申請の手続きが簡単になるケースも

現在は、新型コロナウイルスの影響で外国人が日本に入国しづらくなっているため、在留資格認定証明書の有効期限である3ヶ月が経過してしまうケースもありえます。そのため、2021年2月現在、在留資格認定証明書の有効期限そのものが延長されています。また、それでもなお期限を過ぎてしまった外国人に対しては、以下のように、再申請の際の手続きが通常時よりも簡単・迅速になっています。

【新型コロナウイルスの特例によって再申請をする場合】

  • 提出書類が、通常時よりも少ない
  • 再申請における審査が、通常よりも迅速におこなわれる(目安:2週間)

参考:有効期限が経過した方の在留資格認定証明書交付申請について|出入国在留管理庁

この特例の対象となるのは、外国人本人が滞在する国・地域が新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止に係る入国制限を解除された日から6か月後までに申請を行った場合です。

いまだ国内・海外でも新型コロナウイルスによる影響を受けているので、外国人が予定通り入国できない場合も想定されます。最新情報をチェックしておきましょう。

まとめ

働く外国人のイメージ

今回は、在留資格認定証明書についてご紹介しました。在留資格認定証明書は、外国人が日本に入国する前に取得する、「在留資格を決定するための予約証」のようなもので、外国人が日本で就職するためには必須の手続きです。いったん帰国することなく、確実に就労ビザを取得できるように、在留資格証明書の取得から順に手続きを踏みましょう。

在留資格認定証明書交付申請の書類はかなり多く、審査に時間がかかります。また、再発行の制度はないため、万が一紛失したり、有効期間を過ぎたりすると一から申請し直さなければなりません。

外国人が無事に入国した後も、在留資格の変更や、期間の更新の際には添付書類として「在留資格認定証明書」または「旅券」の提示が必要であるため、入国できたからと言って管理を怠らず、在留資格認定証明書を大切に保管するよう外国人社員に指導してください。