人材の定着は支援が鍵！実績に裏打ちされた「マイナビグローバル独自のサポート」を公開
特定技能制度に関連する「登録支援機関」ですが、受け入れ企業や特定技能外国人とはどのように関係する機関なのか知っていますか？
今回は登録支援機関であるマイナビグローバルが、登録支援の役割や委託のメリット、選び方を解説します。また、マイナビグローバルの登録支援サービスの特徴についても紹介します。
目次
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登録支援機関とは？
登録支援機関とは、特定技能制度における外国人の支援を企業（受入れ機関）に代わって行うことができる機関のことです。
特定技能外国人が日常生活や職場環境をスムーズに整えられるよう、特定技能外国人を受け入れる際、企業には「支援計画」を立てて支援することが制度上で義務付けられています。この支援計画には、日本語や日本の習慣に不慣れな外国人が、日本で働くにあたってつまずきやすかったり自力で解決しにくかったりする部分が組み込まれています。
しかし、義務付けられてる支援の実施には時間がかかることや、母国語での説明が必要なケースがあるため、自社で支援を行うことが適さない場合や、自社で支援してはいけない場合があります。そのような場合、登録支援機関は企業から委託を受けて、代わりに特定技能外国人への支援を実施します。
登録支援機関は企業から委託されていますが、あくまで企業と外国人の間で中立な立場で支援するのが役割です。
特定技能制度と各機関の関係図
- 登録支援機関は、特定技能制度において企業が行う支援業務を代わりに行うことができる
- 支援業務の代行は国が認めた機関・登録支援機関のみ可能
登録支援機関は現在10,000以上あります。国の認可を受けた登録支援機関かどうかは、「登録支援機関登録簿」で確認できるので、確認してから契約しましょう。
ただ、国は登録支援機関の実態を把握しきれていないと言われており、登録支援機関の運用や特定技能外国人へ提供する支援の質には差があるのが実情です。登録支援機関は、特定技能外国人の定着にかかわる重要な役割を担うため、慎重に選ぶ必要があります。
特定技能外国人への義務的支援
まずは、特定技能外国人へ行う支援の内容を説明します。
支援には必ず行わなければならない「義務的支援」と、行うことが望ましいとされる支援「任意的支援」があります。これらは外国人が十分に理解できる言語で提供する必要があり、多くの場合、採用する外国人の母国語での説明が必要です。
必ず支援を行わなければならない義務的支援には、以下のものがあります。
- 事前ガイダンスの提供
- 出入国する際の送迎
- 住居確保・生活に必要な契約に係るサポート
- 生活オリエンテーションの実施
- 日本語学習機会の提供を支援
- 相談・苦情対応
- 日本人との交流促進
- 転職の支援
- 定期的面談・行政機関への通報
これらは、外国人が定着して仕事に集中するために、制度で義務付けられていてなくても結果的にサポートする必要性が出るものです。適切に支援できれば、雇用した外国人が活躍しやすくなります。
ではそれぞれを見ていきましょう。
事前ガイダンスの提供
事前ガイダンスでは、特定技能外国人に対して、業務内容や報酬などの雇用条件の確認、働くための準備の説明（在留資格の申請方法・家の手配・引っ越し後に必要な手続きの説明など）を行います。
また、特定技能外国人への支援にかかる費用を外国人本人から徴収しないことの説明、保証金の支払いや違約金等に関わる契約は不可であることの説明、母国の送り出し機関等に払っているお金がある場合はその詳細を確認するなど説明・確認事項は多岐に渡ります。
事前ガイダンスでの理解度が入社後の生活態度などにも繋がるため、特定技能外国人の日本語理解能力にあわせて、母国語で丁寧に説明します。ガイダンスが1時間に満たない場合は、事前ガイダンスを適切に行っていないとみなされるため、注意が必要です。
出入国する際の送迎
特定技能外国人の海外からの入国する際、また特定技能の活動終了による帰国の際は同行が必要です。
例えば、入国の際は国際空港や港から受け入れ企業の事業所・住居までの送迎を行います。これは不法滞在や失踪などを行う外国人を出さないための施策でもあります。国内在住者を採用する場合にはこの義務は発生しません。
住居確保・生活に必要な契約に係るサポート
外国人の方が住居を借りるには保証人や契約書の問題があり非常にハードルが高いため、受け入れ企業や登録支援機関が間に入って契約をサポートしたり、受け入れ企業が寮や社宅などを用意したりします。
外国人が契約できる住居をもつ不動産業者、賃貸物件に関する情報提供の他、必要に応じて外国人に同行して住居探しをサポートします。
さらに、電気・ガス・水道・銀行口座の開設などの契約に関しても必要な書類の提供・窓口の案内、場合によっては同行して手続きの補助を行います。
これらの支援は、連絡をして手配を予約するなど、時間がかかる準備支援といえます。
住居確保のサポートについては以下を併せてご覧ください。
▶ 住宅確保について疑問点や不安な点があれば、採用と併せてマイナビグローバルへお問い合わせください。
生活オリエンテーションの実施
生活オリエンテーションでは、金融機関、医療機関、交通ルールや生活ルール、生活必需品の購入方法など、安定的で円滑な日本生活を送るための情報を提供します。
特定技能外国人が十分に理解することができる言語で行い、実施時間の目安は8時間以上です。（ただし日本での生活経験があれば最低4時間以上）
この説明も今後の日本での生活に直結する重要な支援となるため、一方的に説明するだけでなく、理解してもらうことが重要です。うまくいかないと、生活や業務上でトラブルが起きやすくなることが懸念されます。
日本語学習機会の提供を支援
日本語教室や日本語学校の入学案内の情報の提供、自主学習のためのオンライン日本語講座や日本語教材の情報提供などを行います。また、必要に応じて利用契約の締結の補助や入学手続きを補助します。
相談・苦情対応
外国人から相談や苦情を受けた場合は適切に対応し、必要な指導や助言を行います。その際は外国人が充分に理解できる言語での対応が必要です。職場での些細な出来事の相談もひとつひとつ親身に対応し、長く働けるようにケアしていきます。
日本人との交流促進
特定技能外国人と生活または就労する地域住民との交流の場や地域の行事案内・参加の補助などを行い、交流の機会を提供することが義務付けられています。情報を提供するだけでなく、参加の手続きのサポートなども含まれます。
転職の支援
特定技能制度は転職が可能です。
受け入れ企業の倒産など、受け入れ側の事情により雇用契約を解除する場合は、次の受け入れ先を探すサポートをします。
なお、本人都合による転職は該当しません。
定期的面談・行政機関への通報
特定技能外国人が不当な扱いを受けないよう定期的に面談を行います。また、違法行為などがあった際には指摘と改善を促し、改善されない場合は登録支援機関から行政に通報します。
定期面談は、外国人と外国人の監督者（上司など）それぞれと3カ月に1回以上のペースで行います。退職に繋がりそうな重要な相談を受けることもあれば、日々の些細な不安を聴くこともあります。
また、トラブル予防のために生活オリエンテーションの内容を再確認したり、雇用条件通りに就労しているか確認したりします。
定期面談では、予想外のトラブルが発覚することもあります。その対応方法とは・・・
ここまで、義務的支援の内容を見てきました。
支援には手間と時間がかかると感じた方も多いかもしれません。しかし、この支援を適切に行うことはもちろん、きちんと理解してもらい、かつ、入社までにスムーズにすすめていくことも必要です。自社でこれをこなすことは難しい場合は、委託という手段をとることができます。
登録支援機関に委託するメリットとデメリット
自社で支援するという選択肢もあるなかで、委託を選択するメリットとは何でしょうか。
【委託するメリット】
- 業務を教えることに注力できる
- 支援にかかる時間を削減できるので、日本人社員の負担が軽くなる
- 職場関係者以外が相手だと、気軽に悩みを相談できるためトラブルを防ぎやすい
膨大な支援業務を外部に任せられるため、企業は業務を教えることに注力できることが最大のメリットです。
事前ガイダンスは最低でも3時間、生活オリエンテーションは8時間が目安で、資料の用意など事前準備の時間も必要です。これらを委託することで、担当者の業務負担を軽減できます。実際、中小企業などでは登録支援機関に委託するケースが多いです。
また、職場ではない第三者に相談ができることは、外国人にとっても安心しやすいというメリットがあります。誰でも同じだと思いますが、仕事の悩みをいきなり上司に伝えることは勇気がいります。登録支援機関側もこれまでの実績をもとに、悩みに対して最善策を提案できます。
【委託するデメリット】
- 自社支援するより費用がかかる
- 自社で支援すると、雇用した特定技能外国人との関係を深めやすい
- 登録支援機関選びが難しい（なんとなくで選びがち）
委託すると非常に効率良く特定技能外国人を雇用できますが、デメリットもないわけではありません。
一つは費用面です。自社支援でも体制を整えたり資料を用意するのに費用はかかりますが、比較すると委託のほうがコストはかかるでしょう。また、直接関わってサポートする方が特定技能外国人との関係を築きやすいでしょう。
また、数多ある登録支援機関の中から、適切に運用されている経験豊富な登録支援機関を選ぶことが難しいという面もあります。怪しい登録支援機関に委託しないよう要注意です。
委託先は途中で変更できるのか？
登録支援機関は途中で変更することができます。
特定技能制度では、支援の途中での登録支援機関を変更することが認められています。
自社で受け入れた外国人社員と登録支援機関の関係がうまくいかなかったり、企業との相性の問題で思ったように支援が進まないこともあるでしょう。
そのような不安を感じたり、よりよいサービスを期待したい場合は委託先の変更を検討することもおすすめします。
登録支援機関を選ぶ際の注意点
登録支援機関を選ぶ際や委託先を変更する際、特に注意すべきことがあります。
それは「取り扱い言語」です。
登録支援機関は、登録要件として「外国人が十分に理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること」が義務付けられています。多くの場合、母国語で対応することになります。登録支援機関登録申請書には「対応可能言語」の記載が必要で、それ以外の言語は対応できないということになります。
受け入れる外国人の母国語の取り扱いの有無はもちろんのこと、今後の受け入れ予定も考慮するとよいでしょう。登録支援機関を2つ以上利用している企業の中には、追加で採用した外国人の母国語の取り扱いがなかったため、別の登録支援機関へ委託したというケースもあります。
▼マイナビグローバルの登録支援サービスの事例を大公開！特定技能外国人の支援とはどういうものか？ぜひご覧ください。
マイナビグローバルの支援における6つの特徴
ここからは、マイナビグローバルのサービスの6つの特徴をご紹介します。
豊富な実績と採用支援から入社後まで一気通貫のサービス提供
外国人の支援には予想外のトラブルが起こりやすく、不足の事態に臨機応変に対応するノウハウが求められる場面が多々あります。また、実績が多いと、その経験をもとにトラブルを未然に防ぐことができます。
そのため、登録支援機関が適切な支援をするには、支援員の豊富な経験や登録支援機関としての多くの実績が必要です。
支援実績の少ない登録支援機関の場合は、解決策を用意できないことも往々にしてあります。
マイナビグローバルは4,000名以上の支援実績※から導き出されたノウハウを活用して、登録支援機関として支援サービスを行っています。また、採用から入社後まで一貫して対応するので、外国人の方からも信頼していただけています。入社までに実施が必要な義務的支援をスピーディーに進行させていけるのも多くの外国人を支援してきたからにほかなりません。
※2024年8月時点
「企業担当者」と「外国人担当者（ネイティブ）」の二人体制によるサポート
マイナビグローバルでは、1社に対して「企業担当者」と「外国人担当者（ネイティブ）」の2名体制で支援を行っています。
特定技能外国人へのサポートはネイティブ社員が行うことで、相談しやすい環境を整え、顕在化しにくい悩みなども早期に発見できるようにしています。
企業担当者と外国人担当者が密に連携することで支援サービスを丁寧に行う、マイナビグローバルならではのサポートです。
長期就労を見据えた本人の自立支援
自社で外国人に支援を行う場合や、監理団体による支援では、受け入れる外国人に対してなんでもサポートしてしまう場合があります。求職活動中の外国人と会話をすると「サポートされ慣れている」とよく感じます。
しかし、これから日本で自立して働いていく外国人の方々に対して、それは逆効果となり、自立の機会を逃してしまいます。
マイナビグローバルでは日本の習慣やルールなどをきちんと理解してもらうことに注力しながら、きちんと自立して働けるような支援を行っています。これらは第三者という距離感だからこそできるサポートであり、外国人側もアドバイスを素直に受け入れやすいという側面があります。
在留資格申請のスピード感
特定技能外国人の受け入れは、在留資格申請のスピードが重要です。国内在留者の場合は、特定技能の転職であっても在留資格変更の手続きが必要になりますが、これに時間がかかってしまうと、就労予定の外国人が内定後辞退をしてしまう場合があります。
特定技能1号の外国人は通算で5年しか滞在ができません。仕送りを目的に就労しており、この5年間で少しでも多くお金を稼ぎたいと思っているため、いつまでの在留資格申請が進まないと不安に感じ、別の企業を選んでしまいます。また、在留資格の期限が迫っていて特定技能へ在留資格を変更しなければならない場合はもっと深刻です。
マイナビグローバルでは、これまでに4,000名を支援（2024年8月末時点）してきた経験値と、十分な人員体制があります。スピード感を持って在留資格の申請をサポートし、入社前の辞退も極小化します。
法令順守
特定技能制度における義務的支援は非常に細かい規定があり、これらを正しく行わない場合、法令違反として登録支援機関のみならず企業側の責任問題となってしまう場合があります。
登録支援機関は人材紹介会社以外にもさまざまな業態の企業・団体が登録しているため、特定技能制度や法令に関する知識や支援実績・スタッフの人数が充分でない可能性もあります。マイナビグローバルでは支援経験豊富なスタッフが在籍しているほか、様々な言語に対応しており、法令順守のうえ適切に支援計画を実行しています。
特定技能外国人のご紹介・支援に関するご相談・資料請求はコチラから。
そのほかにも外国人採用・雇用に必要な支援を提供
マイナビグローバル紹介で入社となった外国人へ、オリジナルのアプリを提供しています。
マイナビグローバルからのお知らせに加えて、生活オリエンテーション資料や入管等の問い合わせ先や日本語学習サイトの案内などがアプリ内で確認できます。必要な情報を集約していてるため困りごとがあった際に頼りになるアプリです。
このように人的サポートだけでなく、ツールを用いて特定技能外国人の定着を日々サポートしています。
マイナビグローバルで対応可能な言語・国
マイナビグローバルでは以下の分野で特定技能外国人のご紹介・支援サービスの提供が可能です。
お問い合わせは、下のリンクからご連絡ください。
- ベトナム
- インドネシア
- ミャンマー
- ネパール
支援については英語、日本語での対応も可能
このように、特定技能制度における支援は単なる義務ではなく、特定技能外国人の日本での生活を支える重要な役割を持っています。
外部への委託を検討している場合は慎重に検討を行って選択することをおすすめします。
委託先を選ぶにあたりお困りの場合は、マイナビグローバルへお気軽にお問い合わせください。
外国人材の採用、始めるなら今です
外国人材の採用は、制度や手続き・受け入れ環境の整備など、わからないことが多くて不安という方が多いのではないでしょうか。
マイナビグローバルは特定技能を中心に約5,300人※の支援実績があり、採用から在留資格申請支援、入社後のサポートまでワンストップで行っているため、初めて外国人材を採用する方も安心してお任せいただけます。
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※2025年2月末時点
外国人採用サポネット編集部
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