【解説!在留資格の変更申請】留学から就労ビザ・特定技能への変更手続きとは?

日本で学ぶ留学生のイメージ
執筆者:

行政書士/井手清香

留学生として日本で学んできた外国人を雇用したいと考える企業は、年々増加しています。
しかし企業が留学生を雇用する場合には在留資格を変更するなどの手続きが必要なことをご存知でしょうか。
今回は、留学ビザから「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などの就労ビザへ切り替えるための手続きの方法や必要書類について解説します。

留学生の在留資格変更が必要な場合とは

外国人留学生は、留学ビザ(在留資格「留学」)で日本に滞在しています。「留学」は就学するための在留資格であり、就労をするための在留資格ではありません。「資格外活動許可」を得ることでアルバイト等で週28時間以内の上限つきで働くことはできますが、正社員のような長時間の労働はできません。

留学生を正社員などで雇用したい場合は、在留資格を「留学」から就労可能な在留資格に変更しましょう。

就労可能な在留資格の代表例としては、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などが挙げられます。就労できる在留資格について、詳細が知りたい場合は過去記事を参考にしてください。

在留資格変更許可申請(在留資格変更の手続き)の方法

在留資格を変更するには「在留資格変更許可申請」を行います。

在留資格変更許可申請は、基本的には外国人本人が最寄りの地方出入国在留管理官署へ出向いて申請します。

申請するタイミングではお金はかかりませんが、在留資格の変更が許可される際に4,000円分の収入印紙が必要です。

審査期間について詳しくは後述しますが、審査に時間がかかることに加え、企業側が用意すべき書類も多いため、3カ月くらい前から書類の準備をスタートしておく必要があります。

申請書は在留資格に応じて使用する様式が異なるため、変更したい在留資格に合わせた様式をダウンロードして使用します。法務省の「在留資格変更許可申請書」のページからダウンロード可能です。

留学ビザから技術・人文知識・国際業務に変更申請するには

ここでは一例として、就労ビザの代表例である「技術・人文知識・国際業務」へ変更する場合の要件と書類についてご紹介します。

「技術・人文知識・国際業務」に変更するために必要なこと

在留資格の変更にあたって、押さえておくべき要件をまとめると以下の通りです。

  • 職務に関連する学歴や職歴がある
  • 専門的な知識を必要とする業務内容である(単純労働をメインの業務として行うことは認められていない)
  • 給料は日本人と同じかそれ以上の水準である
  • 企業と外国人との間で雇用契約等が結ばれている
  • 企業の経営状態が安定していて安定的に外国人を雇用できる見込みがある
  • 外国人本人は犯罪などをしていないこと

「技術・人文知識・国際業務」の在留資格は、主に大学などの高等教育機関を卒業した外国人が、日本で専門知識や技術を活かしながら働くための在留資格です。そのため、外国人本人の学歴や学んできた内容と、これからする仕事内容が関連していることが必須となります。

必要書類

在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更を申請するためには、外国人が学んできた内容と、予定している仕事の内容が関連していることを証明するために、企業側が多くの書類を準備する必要があります。

企業側が用意する主な書類


■ 労働条件通知書もしくは雇用契約書の写し
■雇用理由書 ※任意
■ 該当する「企業カテゴリー」の証明書類

該当する「企業カテゴリー」ごとの必要書類 等

      「雇用理由書」の提出については任意ですが、審査に適合するための重要な役割があります。「なぜその会社がその外国人を雇用する必要があるのか」、また「外国人が担当する仕事の内容は本当に技術・人文知識・国際業務の在留資格に適合しているのか」を説明するためにとても有力な書類です。

      「企業のカテゴリー」とは出入国在留管理庁が定めた分類のことです。まずは自社がどれに該当するか確認します。

      大まかに以下のような分類です。

      • カテゴリー1:上場会社や国・地方公共団体等
      • カテゴリー2:前年分の給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある企業
      • カテゴリー3:1,000万円以下の企業
      • カテゴリー4:前年分の給与所得の源泉徴収票合計表がないスタートアップの企業等

      必要な書類は以下のようになっています。

      カテ
      ゴリー
      当てはまる企業必要な書類
      1日本の上場企業や、国・地方公共団体、独立行政法人など。
      イメージとしては、比較的大規模な企業や、
      社会的信用のある団体、
      日本政府から認定を受けている企業などが当てはまる。
      ◆カテゴリーを証明する書類
      (その他の書類は原則不要)
      2前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上ある企業や
      個人、または在留申請オンラインシステムの
      利用申出の承認を受けている機関。
      イメージとしては、カテゴリー1に次いで規模の大きい企業。
      ◆カテゴリーを証明する書類
      (その他の書類は原則不要)
      3前年分の給与所得の源泉徴収票等が提出されており、
      源泉徴収税額が1,000万円未満の企業や個人。
      ◆カテゴリーを証明する書類
        +
      ◆外国人本人の活動内容を証明する書類
      ◆外国人本人の学歴や職歴などを証明する文書
      ◆企業の事業内容を明らかにする資料
      ◆企業の登記事項証明書企業の決算文書の写し
      4カテゴリー1〜3のいずれにも該当しない企業や個人。
      イメージとしては、設立したばかりで、
      社会的信用がまだ低い企業などが当てはまる。
      ◆カテゴリー3と同様の書類
      (新設企業の場合は、決算文書のかわりに事業計画書を提出)
        +
      ◆ 前年分の給与所得の源泉徴収票等を提出できない理由を
       明らかにする書類
      参考:出入国在留管理庁の『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』

      【カテゴリーごとの用意する書類】

      • カテゴリー1:四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書(写し)、主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書(写し)など
      • カテゴリー2:前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)、在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を受けていることを証明する文書(利用申出に係る承認のお知らせメール等)
      • カテゴリー3:前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)
      • カテゴリー4:なし

      留学生側が用意する主な書類


      ■ 最終学歴の卒業証明書の写し 
      ■ 資格・免許や検定・試験等の合格証書の写し
      ■ 顔写真
      写真(縦4cm×横3cm)
      ■ パスポート・在留カード(提示) 等

      留学生側が準備する書類の中でとても重要になるのが、学歴などを証明する書類です。

      例えば卒業証明書を提出しても、学校で勉強した内容とこれから就く業務内容の関連性が認められないと、追加資料の提出を求められたり申請が不許可になったりすることがあるためです。提出すればいいということではありません。

      審査がスムーズになるように、「成績証明書」や、「カリキュラムがわかる書類(学校や専攻コースのパンフレットなど)」、「取得した資格の証明書」のコピーなども提出すると良いでしょう。特に決まった形式はありませんが、勉強した内容と業務内容とが密接に関連していることが、第三者の目から見て分かりやすい資料を集めます。留学生本人ではわからないことも多いため、アドバイスが必要かもしれません。

      留学ビザから特定技能に変更するには

      次に、「留学ビザ」から「特定技能」へ在留資格を変更する場合の要件や、必要書類について説明します。特定技能の基本知識については、こちらの記事を参照してください。

      ▶関連記事:【よくわかる特定技能!】制度や技能実習との違い、採用方法を解説

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      特定技能に変更するための要件

      留学ビザから特定技能に在留資格を変更するためには、まず外国人本人が「①日本語試験」と「②技能面の試験」の2つの試験に合格する必要があります。試験に合格しない限り、手続きを進めることができません。

      日本語試験は、「国際交流基金日本語基礎テスト」、もしくは「日本語能力試験」から選ぶことができ、技能面の試験については、各分野によって内容が異なります。

      学歴要件や実務要件がないため採用がしやすい

      特定技能は、技術・人文知識・国際業務と違い、学歴と業務内容との関連性が求められるわけではないため、採用がしやすいと言えます。留学生のなかには、最終学歴が日本語学校や、専修学校、専門学校で、業務内容とあまり関係のない専攻の場合なども考えられます。特に、ビジネス系の専門学校など、何を専門としているのかが漠然としがちな分野については、業務との関連性を証明することが難しくなります。

      しかし、特定技能であれば最終学歴は関係なく、該当分野の試験に合格していれば良いため、これまで技術・人文知識・国際業務としては在留資格を取りづらかった留学生も採用の視野に入れることができます。

      特定技能に変更するための必要書類

      特定技能の場合は、「外国人支援」に関する書類や、「試験合格を証明する書類」が必要になることが特徴です。以下に、必要となる書類をまとめました。

      会社側が用意する書類

      留学生側が用意する書類

      • 在留資格変更許可申請書 1通
        • 写真(縦4cm×横3cm) 1葉  無帽・無背景で鮮明かつ申請前3か月以内に正面から撮影されたもの。
        • パスポート及び在留カード(在留カードとみなされる外国人登録証明書を含む。) 提示
        • 技能試験の合格証の写し
        • 日本語試験の合格証の写し
        • 履歴書
        • 健康診断個人票など

      また、税金の納付状況について確認できる資料の提出も求められることがあります。外国人本人が用意する書類について、詳しくは、出入国在留管理庁が公開している『在留資格「特定技能」|出入国在留管理庁』をご確認ください。

      基本的には新規の申請と同じ流れになる

      特定技能の在留資格に変更する場合は、新規で申請する場合と基本的には同じ流れになります。事前ガイダンスといったイベントがあるため、申請するまでの流れを確認しておきましょう。

      1. 特定技能の試験に合格する(技能試験と日本語試験)
      2. 企業と雇用契約を締結する
      3. 健康診断を受診する
      4. 事前ガイダンスを企業から受ける ⇒ 企業側支援業務を行う※企業側は登録支援機関に委託も可
      5. 在留資格の変更を申請する

      ※「建設分野」の場合は上記の流れとは若干異なります

      特定技能の場合、在留資格の変更申請をする前に、「試験合格」や「企業による事前ガイダンスの実施」がある点に注意が必要です。

      在留資格を変更する際に注意すべきポイント

      ここからは、留学ビザから在留資格を変更する際に、注意すべきポイントをご紹介します。

      在留資格が就労内容と一致しているかどうかが重要

      在留資格を変更するにあたって、働いてほしい業務を担って問題ないか確認しましょう。例えば、技術・人文知識・国際業務であれば、単純労働はできません。例えばホテルのベットメイクなどの業務は行えません。特定技能であれば、単純労働を含む業務が可能ですが、14の業種が決められており、その分野以外の業務を行うことは認められていません。入管の審査では業務内容が在留資格で認められた範囲であるかどうかを確認され、相違があれば不許可となります。

      簡単なことのように見えますが、業務内容が異なることで不許可とされることは毎年何件も発生しています。以下の記事で事例を掲載していますので、併せて確認し謝らないように注意しましょう。

      申請の混みあう時期は避ける

      4月入社に合わせた1月~3月の時期は、毎年申請がかなり混雑します。余裕をもって12月には申請しておくことがおすすめです。審査にかかる時間を考えると、在留資格変更許可申請は1月末までがギリギリのラインです。2月以降は、4月入社に間に合わない可能性が高いと考えましょう。

      審査は50日程度!早めに書類の準備をする

      在留資格変更許可申請は、その外国人について一から審査しなければならないため、申請から結果が出るまでには50日程度かかります。万が一不備があった場合の修正や、追加の書類提出に要する時間を考えると、60日程度は見込んでおいた方がいいでしょう。

      また、通常の審査期間は50日程度ですが、例えば税金を滞納したことがあったり、スピード違反などの法令違反があったりすると、審査が遅くなる場合があります。留学生だったときに、資格外活動の許可する範囲を超えてアルバイトをしていたことが発覚した場合にも、審査が遅くなったり、場合によっては在留資格の変更ができなかったりする可能性があります。

      在留資格変更許可申請にどれくらいの時間がかかるのかは、過去記事の該当部分を参照してください。

      まとめ

      今回は、留学ビザから就労ビザへ在留資格変更申請についてまとめました。

      それぞれの在留資格によって申請に必要な書類が異なります。
      在留資格の変更には時間がかかるので、遅くとも変更の3ヶ月前くらいには申請が必要です。また、申請が混み合う時期についても注意し、余裕を持ったスケジュールを立てておきましょう。