特定技能外国人の受け入れ ~在留資格申請編~ 必要書類と手続き方法を解説

執筆者:

行政書士/川添賢史

2019年から外国人を雇い入れるための新しいビザが誕生しました。「特定技能」と呼ばれるこの新しいビザは、日本の人材不足を補うため、特に人材不足が問題となっている特定の産業分野(建設業、製造業、飲食業など)で認められています。

一方で、特定技能ビザを取得するには、外国人本人と雇用企業それぞれに条件が求められており、ビザを取得するための手続きも初めてでは難しい一面があります。

そこで、特定技能外国人を受け入れたい企業が、条件を満たしてスムーズにビザを取得することができるよう、受け入れの流れから申請手続き、必要書類などについて説明します。

特定技能とは

特定技能は、その名のとおり、人材不足となっている「特定」の業界で一定の「技能」を要する仕事につくためのビザです。

特定技能ビザの特徴として、1号と2号の2つの種類があり、1号では最大5年の滞在、2号になると一般の就労ビザと同じく何年でも制限なく継続して働くことが制度上認められています。また、技能実習生だった外国人が修了後に特定技能にビザを変更することで、さらに長く日本で就労することが可能です。

特定技能は話題の制度ですが、全ての企業で利用できるわけではありません。この制度を検討している企業は、自社に当てはまるのかどうか概要と仕組みを理解しましょう。

特定技能については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

特定技能1号取得の要件

手続きについて解説する前に、特定技能1号を取得できる外国人の要件を確認しましょう。

外国人が特定技能1号ビザを取得するには、以下の2つのルートがあります。雇いたい企業は以下に該当する外国人でなければ雇用できません。

<試験合格ルート>

次の2つの試験を合格している外国人。
① 特定分野の特定技能試験
② 日本語能力試験(JLPTのN2試験など)
<元技能実習生ルート>

日本で3年の技能実習(1号および2号)を終えた元技能実習生。
技能実習で学んだ分野以外で特定技能ビザを取得する場合には、その特定分野の試験合格が必要です。
全ての技能実習の分野が特定技能で認められているわけではありません。

以下の記事でさらに詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

では、特定技能1号のビザ(在留資格)を取得するための手続きの流れを見てみましょう。

大きく3つのステップを踏みます。

STEP①:雇用契約を結ぶ

STEP②:特定技能ビザの申請を行う

STEP③:支援業務を行う

①雇用契約を結ぶ

雇用契約は法律や制度に関わるとても重要な手続きです。雇用契約の締結では、契約書として特定技能外国人本人が理解できる言語で書面を作成します。

特定技能1号のビザを取得しなければ、企業へ入社できないので、雇用契約後しっかりと手続きを行いましょう。

②特定技能ビザの申請方法

特定技能ビザの申請方法は次のような流れで行いましょう。

  • 必要書類の収集と作成

 ※特定技能ビザの申請では多くの書類提出が求められ、外国人本人が用意する書類と企業が用意する書類(企業に付随して特定技能ビザが発行されるため)がある

  • ①の書類を管轄の出入国在留管理局に持参し申請

 ※在留資格変更許可申請の場合は、原則本人が申請人、在留資格認定証明書交付申請の場合は、原則雇用企業が申請代理人

  • 申請後に修正や追加がある場合は対応
  • 通常1~3カ月程度で入管から許可通知又は認定証明書が届く

上記の①~④の特定技能ビザの申請は、受け入れ企業が行うこともできます。

企業が自社で申請する以外の方法として、入管手続きを専門とする行政書士や専門家・登録支援機関などに取次いで申請手続きを行ってもらうことも可能です。

※登録支援機関は申請取次資格を得た場合のみ、本人もしくは行政書士などが作った書類を入管へ提出することが可能です。

在留資格変更許可申請と在留資格認定証明書交付申請の違い

特定技能1号ビザを取得する手続きは、2種類あります。

  • 在留資格変更許可申請:すでに日本にいる留学生や技能実習生から、特定技能へ在留資格を変更する場合
  • 在留資格認定証明書交付申請 海外から日本へ、新たに外国人を呼び寄せる場合

在留資格認定証明書交付申請では、入管より在留資格認定証明書が交付されるので、外国人本人が在外日本大使館などで査証をとって入国する流れとなります。

在留資格認定証明書については以下の記事でさらに詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

③支援業務を行う

特定技能の特徴の一つとして特定技能1号の外国人労働者には企業が責任をもって「支援」を行うことが義務付けられており、外国人は支援を受けなければなりません。

支援の一部は下記のようなものがあります。

  • 入国前ガイダンス
  • 空港への出迎え・見送り
  • 住宅確保の支援
  • 生活オリエンテーション など

これらは雇用する企業が自ら全て行うか、あるいは専門の業者である登録支援機関などに委託して行うことが必要です。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

特定技能外国人の採用をワンストップ支援!

必要書類

特定技能ビザの申請に必要な書類はおおまかに3つの種類に分けられ、書類を記載する人もそれぞれ違います。これらをそろえて、出入国在留管理庁へ提出することでビザの申請を行います。

  • 申請人(外国人本人)に関する書類
  • 所属機関(雇用企業)に関する書類
  • 産業分野別に関する書類

 ※申請書その他の書類の雛形は入管庁のホームページからもひな形をダウンロードすることができます。

▶参考:出入国在留管理庁|在留資格(特定技能)

※以降説明する書類には、略称や簡易的な名称を用いている場合がございます。

①申請人(外国人本人)に関する必要書類

外国人本人に関する必要書類について説明します。こちらは外国人本人が準備するものと雇用する企業が準備するものがあります。

在留審査の申請書

申請書には下記の情報を、パスポートや履歴書などを参照しながら外国人本人または申請代理人である企業担当者が記載していきます。

【申請書記載事項の一例】

  • 申請人(外国人本人)の氏名、国籍、生年月日など個人情報
  • 証明写真
  • 過去の出入国歴、犯罪歴、違反歴、職歴などの履歴
  • その他特定技能の条件に関する事項
  • 所属機関(雇用企業)に関する事項 など

雇用契約に関する書類

雇用契約に関する書類は条件や場合によって必要書類が異なります。以下の書類などが必要になりますので、こちらは雇用する企業が準備しましょう。

【雇用契約に関する書類の一例】

  • 報酬説明書
  • 雇用契約書
  • 雇用条件書
  • 雇用の経緯説明書
  • 徴収費用の説明書
最重要ポイント!>

会社側で書類を作成する際には労働法に従った契約書を準備するようにしましょう。企業と外国人本人、双方の合意を得た場合であっても、法律に適していない内容の場合は申請が許可されません。

申請人の能力や状況を提示する書類

申請人の能力や条件を満たす書類として、以下の書類が必要です。こちらは外国人本人が用意します。

【申請人の能力や状況を提示する書類の一例】

提出する書類取得方法・場所
履歴書
技能試験合格書各分野の試験センターが発行
日本語試験合格書 (または技能実習2号優良修了証明書)JLPTもしくはJFTが発行
健康診断書病院が発行
受信者申告書

試験合格ルートか元技能実習生ルートかによって提出書類が異なりますので事前に確認しましょう。また、健康診断書は外国人本人が診断を受ける際にひな形をお近くの病院に渡した上で発行してもらいましょう。

ひな形は下記から取得することができます。

▶参考:出入国在留管理庁|在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)

税金・年金・健康保険関係の書類

外国人本人の税金や年金、健康保険などを確認する書類として、以下の書類などが必要です。こちらは外国人本人が用意します。

税金・年金・健康保険関係の書類の一例】

提出する書類取得方法・場所
市民税課税証明書各市役所
市民税納税証明書各市役所
給与源泉徴収票企業に依頼
国民健康保険証写し
国民健康保険料納付証明書各市役所
国民年金被保険者記録照会(納付Ⅱ)年金事務所

※過去の所得額、雇用契約形態、社会保険加入の有無などにより必要な書類は異なります。

未納や支払遅延があれば特定技能ビザの申請が不許可になる可能性もあります(誓約書などが求められます)。

さらに、ベトナムやカンボジアなど特定の国では、二国間取決めによって各国が指定する

特別な書類が必要になる場合があります。

②所属機関(雇用企業)に関する必要書類

雇用企業が準備する書類も多くあります。こちらは雇用する企業が準備しましょう。

会社概要を示す書類

会社概要を示す文書として以下の書類が必要です。

【会社概要を示す書類】

提出する書類取得方法・場所
所属機関概要書
登記事項証明書法務局
役員住民票の写し各市役所

※所属機関概要書は企業の概要がわかる方が記載してください。

企業の財務・コンプライアンス関係の書類

企業の財務状況や社会保険、営業許可などを確認する書類として、以下の書類などが必要です。

【財務、税務、社会保険、年金、営業許可関係の書類】

提出する書類取得方法・場所
確定申告書・決算書の写し(2年分)
労働保険料納付証明書労働局
社会保険料納入状況照会回答票年金事務所
税務署納税証明書(その3)税務署
市町村納税証明書各市役所
営業許可証保健所や国土交通省(業種によって異なる)

外国人本人の書類と同様に、未申告や未納、支払遅延があれば特定技能ビザの申請が許可されない可能性もあります。

支援関係の書類

支援説明書類として、支援計画書が必要となり、全て外部委託の場合は、登録支援機関への支援委託契約書などが必要です。支援計画書もとても大事な書類になります。

③産業分野別に関する必要書類

企業が作成する特定技能外国人の受け入れに関する誓約書や分野ごとの協議会入会証などが必要です。こちらは雇用する企業が準備しましょう。

【分野に関する必要書類の一例】

提出する書類取得方法・場所
誓約書
協議会入会証各分野の協議会が発行
受入計画認定証の写し(建設業の場合)国土交通大臣が発行

特に建設業は他の産業分野に比べても条件が多く煩雑な手続きになっており、国土交通省の受入計画認定証の写しが必要です。受入計画認定証の写しを取得するためには、特定技能ビザ手続きの申請前にあらかじめ「外国人就労管理システム」へ本人・企業情報を入力申請する必要がありますので注意してください。

書類提出において注意すべきこと

書類に不備や違反があると、場合によっては不許可や許可取り消しなどの重い罰則が与えられる場合もありますので注意しましょう。

書類の中でも特に確認が必要なものを2つ紹介します。

雇用条件書

書類の種類は多いですが、最も大事なのは「雇用条件書」の内容が労働法などのルールを順守しているかという点です。

特に支払われる給与の金額、そこから控除される社会保険や各種税金については明確にしなければなりません。就業規則や賃金規程がある場合はかならず確認しましょう。

支援計画書

「支援計画書」も重要です。自社でやるのか、他社に委託するのかも含め支援計画を策定して必要書類を準備してください。

必要書類一覧

必要書類は以下のURLで確認ができます。

参考:法務省

費用

特定技能のビザの取得費用は、外国人本人と自社で手続き全てを行う場合には不要ですが、入管手続きを専門とする行政書士や弁護士、登録支援機関に依頼する場合は書類作成や手続き代行費用が必要となります。

※登録支援機関は申請書類作成ができず、入管への提出のみに限られます。

通常、初めて特定技能ビザで外国人を雇用する際は、受け入れ体制の整備や支援計画の策定などの準備、申請のための必要書類が多く、費用も高額になる傾向があります。相場は20~40万円程度です。なお、雇用2人目以降は、一般的に手続き代行費用は安くなると思います。

建設業の場合は国土交通省での認可申請、建設技能人材機構への加入、建設業許可の取得、建設キャリアアップシステムへの加入など、別途費用がかかる場合があります。

「特定技能2号」ビザについて

特定技能2号についても簡単に説明していきます。

2号で認められる分野は2022年6月現在、建設業と造船・舶用工業の2分野のみです。

特定技能2号を取得するためには、試験(建設業の場合、建設分野特定技能2号評価試験あるいは技能検定1級)に合格してビザの変更することが必要です。

また、特定技能2号を取得すると、1号にはない以下のようなメリットが得られます。

● 日本で働ける期間の上限がなくなります
● 家族を日本に呼び寄せられる
● 要件を満たせば永住申請が可能
● 支援が不要になり、企業の負担が減る
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在留資格申請のオンライン手続き

在留資格申請は2022年3月からオンライン手続きが可能になりました。オンライン手続きではマイナンバーカードが必要です。オンライン手続きは窓口に出向く必要がなく、24時間利用できるといったメリットがあります。

現状ではシステムは未整備で使いにくいため、自社申請の場合はあまりおすすめできません。もう少し整備されてくると申請に不安な人でも使いやすくなってくるでしょう。

オンライン申請の詳細は以下のURLからご覧ください。

▶参考:出入国在留管理庁|在留資格申請のオンライン手続き

特定技能ビザの申請で注意すべきこと

特定技能ビザは、特に建設業や製造業などこれまで単純労働ということで一部のみにしか認められなかった外国人の雇用が認められた点において画期的な制度です。

しかし、他のビザに比べて手続きも煩雑で、書類も多く、コンプライアンス違反があれば将来の外国人受け入れ禁止など重い罰則もあります。

特に初めての外国人雇用を特定技能ビザで考えられている企業にとっては、法律や制度の理解から実際の受け入れ時のポイントなど注意しなければならないことが多くあります。法律や制度をしっかり理解して、適時専門家の助言も受けつつ、十分な準備を整えてからスタートすることをおすすめします。

まとめ

特定技能ビザは少子高齢社会がますます進む日本で、外国人労働者の受け入れを正面から制度的に認めました。

外国人労働者にできるだけ長く就労してもらい、将来の企業の中核となる人材に育ってほしいと願う企業からは、特定技能ビザはとても期待されていた制度です。人手不足に悩む多くの企業がこれで救済される例も今後増えてくると思われます。

外国人労働者の受け入れを通じて、労働条件や契約内容を見直して適法・適正な労働環境を整え、さらに支援を必要とする外国人労働者にはしっかりと支援を行う体制をつくっていくことが将来の企業の持続・発展につながります。

ぜひ、特定技能ビザをふまえた外国人雇用について、専門家等を活用しながら前向きに挑戦してみてください。

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