登録支援機関とは?委託は必須?役割・選び方・特定技能外国人の支援内容を解説

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特定技能外国人を雇用する際、企業に変わって外国人の支援を行うのが登録支援機関です。特定技能制度において登録支援機関とはいったいどんな機関なのか。担うべき役割や、支援内容について解説するとともに、登録支援機関のサポートが必須なのかどうかという疑問にも、行政書士がお答えします。

登録支援機関とは

まず、特定技能制度において、外国人受入れを行う企業である「受入れ機関(特定技能所属機関)」は、特定技能外国人に対して業務や日常生活を円滑に行えるように、「支援計画」を作成し 、支援を行うことが義務付けられています。

「登録支援機関」は、その支援を受入れ機関に代わって行うことが可能な機関です。

外務省|登録支援機関について

受入れ機関が支援すべき内容は多岐にわたり、専門的な内容も含まれるため、自社ですべての支援を行うことが難しいケースが多々あります。そのような場合に、支援の委託を受けて代わりに実施していくことが「登録支援機関」の役割となります。

「登録支援機関」は出入国在留管理庁長官の登録を受けた事業者でなければならず、支援体制が整った業界団体や、民間法人、行政書士、社労士など幅広い事業者が登録支援機関として活動しています。マイナビグローバルも登録支援機関の一つです。

登録支援機関は以下の要件を満たすことで登録申請を行うことができます。

1登録を受けるための基準
① 機関自体が適切
(例:5年以内に出入国・労働法令違反がない)
② 外国人を支援する体制あり
(例:外国人が理解できる言語で支援できる)

外務省|登録支援機関について

本来受入れ機関が行う業務を代わりに行うため、支援体制が整っているかどうかも重要な基準となります。また、【登録支援機関の登録拒否事由|出入国在留管理「在留資格「特定技能」について」】の「登録拒否事由」に該当しなければ、個人であっても登録が認められます。

支援計画の作成については、登録支援機関に依頼することはできませんが、作成のアドバイスといったサポートを依頼することはできます。計画は1から決めるのではなく、指定様式にかなりの部分がまとまっており、日程や担当者など、必要な項目を記入していくようになっています。詳しくは1号特定技能外国人支援計画書をご覧ください。

ちなみに、2号特定技能外国人への支援は義務ではありません。

▶参考:法務省|在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)1号特定技能外国人支援計画書

登録支援機関の義務

登録支援機関には以下の2点の義務があり、怠った場合は、登録取り消し処分となります。

登録支援機関の義務
① 外国人への支援を適切に実施
② 出入国在留管理庁への各種届出
(注)12を怠ると登録を取り消されることがある。

外務省|登録支援機関について

特定技能外国人に対して行う2つの支援について

特定技能外国人に行う支援には義務的支援と、任意的支援があります。義務的支援は文字通り、行う義務があります。任意的支援は、行うことが望ましい支援です。これらは、「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」に定められています。

まずは義務的支援にどんなものがあるか見てみましょう。

【義務的支援】特定技能外国人に必ず行わなければならないもの

事前ガイダンスの実施

業務の内容や労働条件に関すること、日本で行える活動の範囲などについて説明します。
特定技能外国人の活動に関する支援の費用を、外国人本人から徴収しないこと、母国の送り出し機関等に払っているお金がある場合はその詳細の確認なども行います。

出入国送迎の支援

海外からの入国する特定技能外国人の場合、到着空港や港から受入れ機関の事業所や住居まで送迎を行わなければなりません。また、帰国する際も出発空港の保安検査場の前まで同行し、入場を見届ける必要があります。

住宅確保のサポート

不動産業者、賃貸物件に関する情報提供の他、必要に応じて外国人に同行して住居探しをサポートします。適切な連帯保証人がいない場合は、連帯保証人になることもありますし、受入れ機関が緊急連絡先となるケースもあります。既に国内に在留していて、引っ越しの必要がない場合は不要となります。

生活オリエンテーションの実施

金融機関、医療機関、交通ルールや生活ルール、生活必需品の購入まで、日本で生活するための情報を提供します。

最低3時間以上実施が必要です。

公的手続きのサポート

外国人がしなければならない様々な手続きについて、必要に応じて同行・補助をします。所属機関に関する届け出、住居地に関する届け出、在留資格に関する手続き、社会保障や税に関する届け出等があります。

日本語学習機会の提供を支援

日本語教室や日本語学校の情報の提供を行います。自主学習のためのオンライン日本語講座や日本語教材についても同様です。また、利用契約の締結の補助や、入学手続きの補助を行います。

相談・苦情対応

外国人から相談や苦情を受けた場合は適切に対応し、必要な指導や助言を行います。また、必要であれば関係行政機関へ案内し、同行や手続きの補助を行います。

日本人との交流促進を支援

地方公共団体やボランティア団体等が主催する地域の行事に関する案内を行い参加の手続きの補助を行います。必要に応じて現地に同行し説明もします。

転職支援

受け入れ機関が倒産などの事情により特定技能雇用契約を解除する場合、次の受け入れ先を探す補助をします。

定期的面談

外国人と外国人の監督者(上司など)による、3か月に1回以上の定期的な面談。
生活オリエンテーションの内容を再確認したり、働いている環境を確認し、もし労働関係法令に違反していると思われる場合は、関係行政機関へ通報します。資格外活動や、在留カードの取り上げ等の問題が発生した時は、出入国管理局へ通報します。

【任意的支援】特定技能外国人に行うことが望ましいもの

任意的支援にはどんなものがあるか、見ていきます。主に、

事前ガイダンスの実施

事前ガイダンスの内容には「任意的支援」もあります。以下の内容は任意的支援になりますので、事前ガイダンスの内容に含めることが望ましいものいです。運用要領では以下の通りとしています。

入国時の日本の気候,服装
・ 本国から持参すべき物,持参した方がよい物,持参してはならない物
・ 入国後,当面必要となる金額及びその用途
・ 特定技能所属機関等から支給される物(作業着等)

出入国在留管理庁|1号特定技能外国人支援に関する運用要領

住宅確保の支援

特定技能雇用契約が解除された後、次の受け入れ先が決まるまでの間、必要に応じて住居を確保の支援を行うことが望まれます。受入れ特定技能外国人が日常生活の安定・継続に支障がないように配慮しましょう。

義務的支援では雇用に際しての住居の支援でしたが、こちらは契約解除・終了後の支援となります。

日本語学習の支援

日本語学習に関する義務的支援に加えて行うことが望ましい支援です。

支援責任者による日本語指導、日本語能力試験の受験支援や資格取得者への優遇措置を作ること、受講料の補助など経済的支援を行うことなど。

相談・苦情対応

相談窓口の一覧表を作ってあらかじめ渡しておく、1号特定技能外国人が仕事または通勤による怪我や病気、死亡した等の場合に、その家族等に対して労災保険制度の周知や手続の補助を行う、などがあります。

日本人との交流促進を支援

外国人が交流イベントへ参加を希望する場合に、有給休暇をとりやすくするなど。

このように、外国人支援の内容は多岐に渡り、時間も費用も必要であることが分かります。

時間も費用もかかるため、企業としては支援費用を労働者に請求したくなるかもしれませんが、費用を労働者側に負担させることは認められていません。違法となります

 

一番大変な支援は「事前ガイダンス」

義務的支援のうち、もっとも大変なのが「事前ガイダンス」だと考えます。具体的には、以下の3点が重要で大変なポイントになります。

① 事前ガイダンスは3時間程度実施する必要があり、それより短い時間であってはならない。

② 特定技能外国人本人が理解できる言語で実施する必要があり、それ以外の言語でおこなってならない。


③ 在留資格取得のために取り寄せる資料や、手続きに関する事項などを、外国人本人が理解できる言語で説明しなければならない

上記を行うには、在留資格申請・変更の知識や、外国語での会話力(通訳を雇うのでも可)、手間と時間がかかります。

なお、ガイダンスは必ず「対面」または「テレビ通話」によって実施する必要があり、郵送による文書での説明や、メールでの説明は認められていません。これらの点をクリアするためには、人材を揃えなくてはいけませんし、時間も手間もかかります。

支援業務は登録支援機関に委託可能だが、委託が必須の場合もある

受入れ機関は、特定技能外国人に支援を行わなければなりませんが、登録支援機関に委託をすることが可能です。この支援は、登録支援機関にすべての支援を委託しなければならないケースと、委託の有無を選べるケースがあります。

それでは、委託しなければならない場合と、自社で行うか委託かを選択できる場合の条件を、それぞれ見てみましょう。

①すべての支援を委託しなければならない場合

⇒直近2年間に外国人労働者の受け入れ実績がない、生活相談に従事した役員・職員がいない場合

外国人労働者(労働系の在留資格によって就労した外国人)を直近の2年間で受け入れた実績が自社にない場合、特定技能所属機関(受け入れ機関)の要件を満たせません。また、支援責任者・支援担当者についても、直近の2年間に外国人労働者の生活相談業務に従事した経験がなければいけません。

加えて、先ほど紹介した「必ず行わなければならない義務的支援」をすべて実施できる体制も整える必要があります。

つまり、初めて外国人労働者を受け入れる会社の場合は、そもそも受け入れ機関(特定技能所属機関)としての要件を満たせないため、支援の委託が必須になるということです。

外国人に対して日常や業務に関する支援を行うにはそれなりの経験が必要です。また、支援計画を外国人の母国語などで説明してあげるだけの語学力も備えていなければなりません。

現実的に考えても、それだけの業務に対応できる職員を社内で確保できる会社は少ないのではないでしょうか。

▶参考:電子政府の総合窓口e-Gov|「平成三十一年法務省令第五号特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令」

②自社で行うか、委託するか選べる場合

⇒支援実施体制・計画づくりといった条件クリアできる場合

外国人受け入れの実績があること、支援責任者・支援担当者の設置から、適正な支援計画の実施といった支援体制が整っている企業の場合は、委託するかどうかを選択できます。

すべてを登録支援機関に委託しても良いですし、自社で人手が足りない部分を委託するというのも一つの方法でしょう。もちろん、すべてを自社で賄うことも可能です。

一部を委託する場合には、支援計画の中での委託範囲を明らかにしておく必要があります。

特定技能外国人への支援の内製化は可能か?

支援を内製化するには、過去2年間において外国人労働者の受け入れ実績があることが必要です。また、外国人との意思疎通のために通訳を雇う必要も出てくる可能性があります。多くの企業において、自社内でそれらの人材をアサインすることは難しいですし、通常業務と並行して行わなければならない点も現実的ではありません。

まとめると、企業が支援の内製化をするためには、以下の課題があるということです。

  1. 準備のための時間がかかる
  2. 言語対応できる人を用意する人的コストがかかる
  3. 義務支援の場合は法令に準拠して行わらなければいけない。きちんと理解しないまま実施すると、法令違反リスクがある

これらの手間や条件があるなかで、企業が内製化に対応することは難しくなります。すでに外国人受け入れの実績があり、体制を整えて支援を確実に継続できる企業以外は、内製化はおすすめできません。

登録支援をサービスメニュー化している支援機関を探す

登録支援機関の中には、きちんと支援の企画を作っているところと、そうではないところがあります。「登録支援機関として登録はしているものの、サービスとして確立されていない」ケースも少なくありません。

名前ばかりの登録支援機関ではなく、実際にサービスメニュー化されている登録機関を選ぶと安心です。

登録支援機関が外国人の母国語に対応できるかどうか

外国人の支援については、コミュニケーションの行き違いを防ぐため、できる限り外国人の母国語で対応できることが望ましいです。したがって、雇用する外国人の母国語に対応しているかどうかは、登録支援機関を選ぶ際のポイントになります。

さらに、以下の項目を検討してください。

  • 通訳・翻訳はどれくらいのスタッフがいて、どの範囲まで対応できるのか?
  • 受け入れる外国人と似たようなパターン(国、年齢、業務内容など)でのマネジメントやコミュニケーションの実績があるか?

費用が適正に設定されているか

費用自体は登録支援機関ことに様々です。適正価格が決まっているわけではないので、複数の機関に見積を依頼して費用が適正かを判断すると良いでしょう。

確認の際は安ければよいということではなく、コンプライアンスを遵守しているかを第一に検討し、適正な価格であるかどうかを考えてください。まとめての費用を提出してくる登録支援機関もありますが、明細・内訳を確認し、支援計画をきちんと遂行できる内容であるかが重要です。

最近では、外国人材の紹介と支援業務がセットになっていて、比較的安い価格でサービスを行うところもあります。登録支援機関である、マイナビグローバルでも人材紹介とセットで支援をサポートすることが可能です。お困りの際は、ご相談ください。

まとめ

今回は、特定技能外国人に対して、そもそもなぜ支援が必要なのか、支援を自社で行えるのか委託するべきなのか、といった点についてご紹介しました。

支援を内製化できる企業(受け入れ機関(特定技能所属機関))は、過去2年間に外国人受け入れの実績があり、さらに外国人支援にコストや職員を投入できる企業に限られるでしょう。外国人労働者の受け入れ実績がない場合や、内製化が不安な企業は、登録支援機関に全部を委託することで、外国人支援を適性に行っているとみなされます。登録支援機関を選ぶ際は、自社が採用する特定技能外国人の支援について、体制・実績面で十分可能なのか、費用は見合っているかなどを検討しましょう。

特定技能外国人の採用を考える際、登録支援機関は非常に重要です。ポイントを押さえ、自社にあった登録支援機関を選びましょう。