知らないと損をする？ 外国人採用における人材紹介会社の上手な活用方法を教えます
外国人採用の方法は日本人採用と同じように複数あります。しかし、人材紹介会社を経由した採用が最も多いのはなぜでしょうか。
その理由を紐解くとともに、人材紹介会社であるマイナビグローバルが、損をしない人材紹介会社の上手な活用方法をご紹介します。
人材紹介会社の本音の部分を余すことなく紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
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そもそも「人材紹介サービス」とは？
人材紹介サービス（職業紹介事業）とは、人材を必要としている企業と求職者をマッチングさせるサービスのことです。
人材紹介会社は、人材紹介サービスとして、人材を求める企業と仕事を探している求職者の間に立って就労に関する希望を叶え、両者がより良い関係性を構築していけるように魅力を伝える橋渡し役を担います。
求人の紹介はもちろん、求人票の添削や面談の設定、求職者へのアドバイスなど、人材を紹介する以外にも様々なフォローを行い、入社まで企業や求職者と伴走する心強いサポーターです。
有料でこれらのサービスを行う場合を「有料職業紹介事業」といい、これは厚生労働省の許可制です。また無料の場合も許可または届出が必要です。また「港湾運送業務に就く職業」「建設業務に就く職業」は有料職業紹介事業では紹介が禁じられています。
厚生労働省が認める「有料職業紹介所」であるかどうかは、厚生労働省のサイトで調べることができます。多くの人材紹介業を行う企業はホームページに許可番号を記載していますので、その番号をサイトへ入力することでも調べられます。
許可を得ていない企業による人材紹介は違法です。
また、外国人採用では監理団体なども人材の仲介をすることがありますが、その場合は許可を得ていなければなりません。
外国人採用で人材紹介会社を使う５つのメリット
日本人の採用と違って人材紹介会社経由での採用がほとんどである理由は、大きなメリットがあるからです。
ここでは5つのメリットをご紹介します。
採用の確実性が高い
人材紹介会社を利用すると、採用の確実性が高くなることが1番大きなメリットです。
求人募集を行う場合、求人媒体の活用や自社サイトでの募集なども考えられますが、残念ながらどれも日本人採用ほど応募が集まらないのが現状です。特に求人媒体は、外国人の日本語能力の問題や海外における媒体の知名度が低いことが障害となっています。
日本の四年制大学に留学している学生の場合は、日本語が堪能なうえに日本の就職活動の文化を知っていることから、新卒採用サイトなどを駆使して就職活動を行う人もいます。しかし、求人媒体を見て応募するという文化が浸透していない国も多いようです。日本在住の特定技能外国人や、海外在住者の場合は、日本での就職活動に慣れていません。
また複数人を採用したい場合、あるいは期限内に必ず採用したい場合は、常時求職者を確保している人材紹介会社を利用するのが最も採用の確実性が高い方法であるため、多くの企業が活用しています。
採用業務の効率化・負荷軽減
人材紹介会社を利用することで、採用活動の業務の効率化や負担の軽減が可能です。
日本人の採用と同様に、外国人を採用する際も面接の設定、応募者への連絡などの調整作業が発生します。さらに外国人採用特有の負担として、日本人とのやり取りよりも時間と手間がかかってしまう点があります。外国人本人の日本語能力によって理解に差があるため、丁寧にコミュニケーションをとったり、日本の採用・雇用ルールや在留資格関連の説明をしなければならなかったりするからです。
それを人材紹介会社に一括できることで負担軽減はもちろんのこと、結果として選考スピードを速めることにもつながっていきます。人材紹介会社は経験から外国人とのコミュニケ―ションに慣れているため、任せておけばスムーズに進行するでしょう。
外国人雇用のルールを教えてもらえる
特に初めて外国人材の採用を行う場合に心強い点として、外国人採用・雇用におけるルールを人材紹介会社から知ることができるというメリットがあります。外国人を雇用する際には独自のルールがあり、特に在留資格にまつわる部分は複雑です。雇用してはいけない、就労不可の在留資格や就労内容や範囲が限定されている場合もあり、守らなければ違法となってしまう場合もあります。人材紹介会社を通じて採用する場合は、これらを一緒にチェックしながら採用活動ができます。
このように、ノウハウを持った外国人採用に詳しい人材紹介会社であれば、はじめての外国人採用でも安心して任せることができるでしょう。
外国人の就労で知っておくべき法律とは？詳しくは以下の記事をご覧ください。
在留資格申請についてサポートしてもらえる
外国人採用では在留資格の申請が必要な場合があります。例えば、新たに技術・人文知識・国際業務の在留資格を取得する必要がある場合、特定技能の人材を雇用する場合などが該当します。
外国人が自分で申請すればいいのでは？と思われるかもしれませんが、実はこれらの申請には企業も書類の提出が必要です。また特定技能外国人の場合は企業が提出する書類の数が特に多いことや日本語能力を考慮すると、企業のサポートが必要でしょう。サポートすることで入社時期をできるだけ早くできるという点もあります。
特定技能など在留資格の申請に慣れている場合や、別途行政書士へ依頼する場合などはあまりメリットではないかもしれません。しかし、特に初めて特定技能外国人を採用する場合は、在留資格申請のサポートが受けられる点は非常にメリットでしょう。
特定技能の在留資格申請はどんな手順で行う？まずは以下の記事をご覧ください。
紹介会社が採用活動をサポート
人材紹介会社を利用することで、希望した人材をスムーズに獲得できるようフォローしてもらえる点もメリットです。外国人労働者の需要は年々高まっているため、正直なところ、いつでもどんな企業でも良い人材が採用可能というわけではありません。日本人採用と同じように、入社したいと思える企業の魅力を提示していくと応募が増えやすくなります。
例えば、求人媒体の場合は掲載のフォーマットが決まっているため、アピールできる部分は他社と同じになりますが、人材紹介会社を経由している場合は、人材紹介会社の担当者が外国人にとって魅力的に移る企業のポイントを求職者へ伝えます。また、第三者の立場から企業側では気づけない「外国人にとって魅力的な条件」や、逆に不人気になってしまう部分の指摘も得られます。
人材紹介会社を活用することでこのようなノウハウを使ったサポートを受けることができ、採用活動をよりスムーズにしていけるでしょう。
デメリットは人材紹介会社の数が多く選ぶのが難しいこと
ここまでは人材紹介会社を利用するメリットをお伝えしましたが、もちろんデメリットもあります。人材紹介会社は日本に数多とあり、そこから適切な会社を選ぶことが難しい点です。
特に昨今の報道にも見られるように、外国人を違法に就労させるようなケースは人材紹介会社や監理団体の指摘不足・監理不足や、過失が一因となっている場合もあります。インターネット上には人材紹介会社を紹介する記事が掲載されていたり、外国人採用をすでに行っている他社から薦められたりすることもあるかと思いますが、安易に契約をせず、安心して任せられる紹介会社かどうか自身で調査することをお勧めします。
人材紹介会社の見極め方法については後述していきます。
人材紹介会社の”上手な”活用方法
人材紹介会社を利用するのであれば、先ほどのメリットを最大限に活かす、上手な活用をしたいと思う方が多いことと思います。そこで、ここからは人材紹介会社である当社の経験から上手な活用方法を解説していきましょう。
採用目的、人数、人材に求める条件、採用までの期日を、人材紹介会社に伝えておく
これは当社の経験上、外国人採用に成功している企業は必ずと言っていいほど「いつまでに採用したいかが明確」だと感じます。そして採用目的、採用人数、採用したい人材に求める経験、そして採用活動を行う期限を具体的に人材紹介会社へ提示します。
逆に採用活動がうまくいかないケースは明確な基準がない「良い人がいたら紹介してほしい」という依頼です。特に求めるスキルや経験が曖昧な場合は紹介する人材のミスマッチが生まれやすくなったり、面接のたびに採用基準がブレてしまったりする傾向にあります。
条件と期限が明確であればよりマッチした人材が紹介される可能性が高まり、いたずらに採用活動期間が延びることが少なくなります。採用基準など社内で合意をとり、目線を合わせることで希望の人材を獲得していきましょう。
求人票の中身について相談する
人材紹介会社の持っているノウハウを最大限活用するために、求人票の作成方法や記載内容について人材紹介会社に相談するのがお勧めです。外国人が重要視する条件は意外と日本人と異なり、それを知らずに求人票を作成してしまうのはもったいないことです。
例えば、寮の用意がある、残業が多い、すでに外国人採用の実績がある、などは実はメリットだったりします。自社が持っている魅力を最大限に提示できるように、相談してみましょう。
同じ業界の外国人採用市場について聞いてみる
当然ではありますが、人材紹介会社は採用市場の情報をたくさん持っています。自身の会社と同じ業界ではどのような企業が外国人を採用しているのか、外国人から人気がある業界なのか、今後の在留資格の制度やトレンドがどう変化していきそうか……など聞いてみると情報収集できます。
直接聞くことで得られる情報もありますので、ネットの情報だけでなく、問い合わせてみることをお勧めします。
選考スピードを速くする
意外と知られていませんが、外国人採用において選考スピードは非常に重要です。求職者は条件の良い求人を常に探しており、また在留期限が迫っていて更新のためにも就職先を早く決定したい人もいます。そして外国人労働者の需要増により引く手あまたであることから、日本人と同じスピードで採用選考を行うと採用の機会を逃してしまいます。
選考のスピードを速めるためには、人材紹介会社へのレスポンスを早くする、面接日程を柔軟に変更にする、遠方の場合はWEB面接で対応する、必要な書類をすぐに提出するなどが挙げられます。人材紹介会社のレスポンスが遅ければ早めてもらえるようにしましょう。
選考のスピードを速めれば採用の確度があがることはもちろん、企業としても少しでも早く入社してもらうことが可能になります。
人材紹介会社の選び方
ここからは数多の人材紹介会社から適切な会社を選ぶ方法を解説していきます。
採用したい分野や国の人材を扱っているか確認する
一番初めにすることは、その人材紹介会社が外国人の紹介を扱っていて、なお且つ、採用したい分野や国籍の人材を扱っているかどうかの確認です。例えば、介護職や宿泊業界の人材しか紹介していない会社もあります。まったく違う分野しか扱っていない場合は紹介してもらえませんし、紹介してもらえたとしても応募者数が非常に少なく、結果的に採用できるまでに時間がかかったりします。
また、外国人採用・雇用には特有の法律やルールがあるため、それらの知識や紹介実績の豊富な外国人採用専門の紹介会社を選びましょう。在留資格の種類と就労の可否などもその一つです。
国籍についても同様で、各国で雇用のルールが定められていることから、それらに詳しい紹介会社を利用するとスムーズでしょう。例えば、フィリピンなどは現地での手続きだけでなく日本で企業がフィリピン大使館へ赴き英語で面接を受けるなどの対応が必要となります。
詳しくは以下の記事で紹介していますので、併せてご覧ください。
費用だけで選ばず紹介実績を確認
紹介会社を選ぶにあたって費用を検討することは非常に重要ですが、それだけで選ぶと失敗しやすい傾向にあります。費用よりもまずは紹介実績があるかどうかをチェックしてみてください。毎年どれほどの人数を紹介できているのか、自社が希望する人材を紹介できるだけの実績を出しているのかどうか等を確認しましょう。安さだけを売りにしている紹介会社は実績が少ない場合があり、希望の人材がなかなか集まらないということがあります。
人材紹介は成果報酬型なので、時間がかかったとしても求人媒体などと違って採用できるまで費用は発生しません。しかし時間をかけてしまったうえに採用もできなければ、会社の人手不足はより悪化してしまいます。できるだけ確実に採用できる紹介会社を活用しましょう。
法令順守している人材紹介会社かどうか見極める
人材紹介会社を選ぶ際の重要なチェック項目として、法令を遵守している人材紹介会社かどうかがあります。
まずは紹介会社のホームページなどに有料職業紹介許可のナンバーが記載されているか、厚生労働省のサイトで許可がでているかを確認してみましょう。厚生労働省から許可されてなければそもそも有料の紹介をしてはいけません。
その他には、過去に違法な紹介を行っていないか、採用活動中に違法行為を提案されていないかなど、気を付けておきましょう。例えば、在留資格が不適格な人材を紹介されてしまった場合、採用した企業も罰せられてしまう場合があります。これを不法就労助長罪といいます。
詳しくは以下の記事で解説しているのでご覧いただければと思いますが、このように企業も巻き込まれてしまうことがありますので、見極めはとても重要です。
特定技能外国人を雇用するなら登録支援機関かどうか
特定技能外国人を雇用する場合、制度上、義務的支援を行う必要があります。義務的支援とは特定技能外国人が日本で生活するにあたってサポートが必要な部分を制度上規定したもので、基本的には雇用する企業が実行します。しかし、これを登録支援機関という機関に委託することが可能です。人材紹介会社は登録支援機関を兼ねている場合もあるので、これをチェックしてみてください。
義務的支援は入社する前の段階から発生するため、紹介会社が登録支援機関でもある場合はそのまま支援を委託できると非常にスムーズです。また、初めて外国人を採用する企業では、必ず登録支援機関に委託しなければならないため、登録支援機関を兼ねている人材紹介会社を選ぶことをお勧めします。
マイナビグローバルは人材紹介会社であり登録支援機関でもあります。これまでの紹介実績から、ノウハウを活かしたスムーズな受け入れと定着をサポートします。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
雇用の条件面に適切なアドバイスをしてもらえるかどうか
人材紹介会社の活用方法と重複する点にはなりますが、雇用条件についてアドバイスを得ることができるかどうかは重要な見極めポイントになります。
外国人が就職にあたって重視するポイントは日本人と異なる部分も多々あり、求人票に載せる情報次第で大きく応募の数が変わります。外国人にとって魅力となる部分を記載できるようにアドバイスをもらえるかどうか、また併せて外国人雇用の法律などに抵触していないかどうかをアドバイスしてもらえる紹介会社を選びましょう。
外国人紹介会社を上手に活用し、採用活動の成功率を高めよう
外国人紹介会社は外国人採用の確実性を上げるために非常に有益です。ぜひ、最大限に有効活用していただき、費用に見合った効果と採用成功を手に入れていただければと思います。
マイナビグローバルはマイナビのグループ会社として、コンプライアンスを順守し、またノウハウを活かして全国だけでなく海外からの人材の紹介が可能です。2023年6月までに2,240名の外国人をご紹介しました。全国から外国人を集めるだけでなく、海外現地の外国人をご紹介することも可能です。
詳しくは以下からお問い合わせください。自社でも採用が可能なのかというお問い合わせでも構いません。
紹介会社を活用した採用成功事例
社会福祉法人泉心会が初めて特定技能外国人を受け入れるにあたり、2名の人材の紹介・サポートをさせていただきました。ぜひ、併せてご覧ください。
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※2023年11月時点
外国人採用サポネット編集部
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