外国人雇用の入社前・入社後の手続き・必要書類を徹底解説!

雇用手続きの様子
執筆者:

行政書士/井手清香

外国人労働者を雇用する際には、必要な手続きと必要な書類が数多くあります。
採用前に確認しておくべきこと、手続き内容、雇い入れた後に必要な届け出まで、順を追って解説します。

外国人労働者を採用したいと考えている企業は、手続き漏れが起こらないようにチェックしておきましょう。

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雇用手続き前に確認すべきこと

外国人材を採用したいと思ったときは、雇用手続きを行う前にいくつかの準備が必要です。具体的に見ていきましょう。

就労が認められた在留資格か確認する

採用したい外国人材が候補にあがった段階で、取得している在留資格で就労が可能か確認します。在留資格があれば就労ができるわけではなく、在留資格の活動内容として就労が認められている在留資格でなければなりません。

就労不可の在留資格で就労すれば違法となりますので、雇用の手続きを行う前に確認しましょう。

在留カードでチェックするのは2か所です。

チェックポイント① 在留カード表面の「就労制限の有無」欄

画像のチェックポイント①の赤枠内を確認します。

●「就労不可」原則雇用はできませんが、裏面の「資格外活動許可欄」によっては制限付きで可能。チェックポイント②へ進みましょう。

●「在留資格に基づく就労活動のみ可」
一部制限があるが、雇用は可能。制限内容を確認します。

●「指定書により指定された就労活動のみ可」在留資格「特定活動」の場合にこの記載があります。この場合は「指定書」を確認します。

●「就労制限なし」就労内容に制限はありません。

現在持っている在留資格で就労不可の場合は、労働契約の締結をした後に在留資格の変更を行う必要があります。

チェックポイント② 在留カード裏面の「資格外活動許可欄」

チェックポイント①で「就労不可」と印字されていた場合は、チェックポイント②の赤枠内(在留カード裏面「資格外活動許可欄」を確認します。ここに以下の記載がある場合は雇用が可能です。

「許可(原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く)」

●「許可(資格外活動許可書に記載された範囲内の活動)」※資格外活動許可書で可能な範囲を確認してください

ただし、就労時間や就労場所に制限があるので雇用の際には注意が必要です。必ず上限を確認しましょう。

資格外活動許可を得て就労することが多い在留資格としては「留学」が挙げられますが、正社員などで28時間以上雇用したい場合は在留資格の変更を行いましょう。詳細は後ほど解説します。

在留カードの確認をする。偽造に注意!

在留カードで就労可否を確認する際、併せて偽造されていないかの確認も行いましょう。

偽造した在留カードで雇用をした場合、不法就労助長罪で企業が罰せられる可能性があります。在留カードを見分けるために、法務省が推奨する対策を紹介します。

在留カード等読取アプリで確認をする

出入国在留管理庁では「在留カード等読取アプリケーション」の無料配布を行っています。このアプリは在留カード及び特別永住者証明書のICチップの内容を読み取って、その情報が偽造・改ざんされたものでないことを確認することができます。アプリのDLについては出入国在留管理庁から行えます。

▶アプリDL先 出入国在留管理庁|在留カード等読取アプリケーション サポートページ

在留カードで確認をする

出入国在留管理庁|「在留カード」及び「特別永住者証明書」の見方より

また、これらについては法務省のYouTubeチャンネルに詳しい動画を公開していますので、こちらも参考にご覧ください。

在留カード等執行情報照会で確認をする

出入国在留管理庁のWEBサイト「在留カード等執行情報照会」では、在留カードの入力されたカードの番号が失効していないか確認できます。

出入国在留管理庁|在留カード等執行情報照会

入社前に行う手続き

次は、入社前に行う手続きについて見ていきましょう。

労働契約を締結・契約書の作成

内定を出したら、労働契約を締結します。

この際に用意するのが「雇用契約書」または「労働条件通知書」です。どちらかで構いません。

上記の書類には2つの役割があります。1つは就労ビザ(在留資格)の申請の際に必要書類となること、そしてもう一つは外国人労働者とのトラブルを回避することです。

トラブル回避のためには、なるべく求職者の母国語など理解可能な言語で作成すること、「停止条件」に在留資格が交付されなかった場合のことを記載しておくことをおすすめします。停止条件は「在留資格認定証明書が交付され次第、雇用契約が有効となる」といった記載です。

これら雇用契約書については、以下の記事でサンプルつきの詳しい解説をしておりますので、参考にしてみてください。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書と労働条件通知書は、いずれも給与や職務内容が記載されている点は同じですが、労働条件通知書はあくまで雇用者から労働者への一方的な「通知」にすぎず、労使間の合意も不要です。一方で、雇用契約書は労働者と雇用者がお互いに合意したということを証明する書類となります。

労働基準法では「労働条件通知書」の発行は義務付けられていますが、「雇用契約書」の発行は義務ではありません。しかし、外国人を雇用する場合は、労働条件通知書よりも、お互いが合意した証拠になる「雇用契約書」のほうが、トラブルの予防になるためオススメです。

日本の別会社で働く外国人を雇用する場合(転職)

別会社から転職する外国人を雇用する場合の手続きを紹介します。

日本で就労中の外国人材は、すでに就労ビザを取得しているので新たなビザの取得ではなく、変更を行う必要があります。その際に注意すべきことは、「本人が今持っている在留資格で、転職先の業務が可能かどうか」ということです。認められていない就労を行った場合、不法就労となり、企業も不法就労助長罪で罰せられる可能性があります。例えば「技術・人文知識・国際業務」の在留資格の場合は、「技術の在留資格で国際業務を行う」ことや「技術の在留資格で、単純労働を行う」ことはできません。

行うべき手続きの流れは以下の通りです。

前職と同じ職種の場合

就労資格証明書交付申請を行う(任意)
就労資格証明書は、前職を退職する前に行います。交付してもらっている場合、次回の手続きがスムーズに進みます。
通常当日に発行されるが、勤務先を変えたことがある場合などは1〜3ヶ月程度かかることがある

前職と同じ職種の場合
在留資格関連の手続きは不要。ただし、入社後に求職者本人が「契約機関に関する届出」「活動機関に関する届出」を行う。詳細は後述します。
【前職と違う職種の場合特定技能外国人の場合

就労資格証明書交付申請を行う(任意)
就労資格証明書は、前職を退職する前に行います。交付してもらっている場合、在留資格変更許可申請がスムーズに進みます。
通常当日に発行されるが、勤務先を変えたことがある場合などは1〜3ヶ月程度かかることがある

在留資格変更許可申請を行う(在留資格で認められた活動外の職種へ転職する場合)
 特定技能外国人の転職は在留資格変更以外にも特定技能特有の手続きがありますので、注意しましょう。
 詳しくは以下の記事をご覧ください。

留学生を正社員などで雇用する場合

留学生を新卒採用等で採用する場合は、留学ビザ(在留資格「留学」)から就労ビザへの変更手続きを行うのが一般的です。

4月入社の1〜3ヶ月ほど前ら在留資格変更許可申請が可能です。手続きの流れは以下の通りです。

①原則として雇用される本人が、最寄りの地方出入国在留管理局や出張所などで在留資格変更許可申請を行う

②申請が許可されれば、就労ビザへの変更完了(通常申請から1〜2ヶ月要する)

留学ビザから就労ビザへの切り替えについては、下記の記事でさらに詳しく解説しています。

外国人を海外現地から採用して日本で雇用する場合

外国人材を海外現地で採用し、日本で雇用するケースの手続きについて説明します。

この場合は手続きに一番時間がかかりますので、内定を出したらすぐに入国管理局に申請をしましょう。

手続きは以下の通りです。

①内定後すぐに、企業が入国管理局「在留資格認定証明書」を申請する

②「在留資格認定証明書」が発行される。海外にいる求職者へ送付

③求職者本人が、現地の日本大使館へ就労ビザを申請

④申請が許可されたら、就労ビザ取得
(通常申請から1〜3か月要する)

「在留資格認定証明書」は発行から3ヶ月以内に日本へ入国しなければ無効になってしまうので、注意が必要です。

在留資格認定書交付申請の必要書類

代表的な就労ビザである「技術・人文知識・国際業務」の場合は、以下の書類が必要です。

企業が用意するもの】
在留資格認定証明書交付申請書(申請書は出入国在留管理庁ホームページよりDL)
日本での活動に応じた資料

【学生が用意するもの】
大学の卒業証明書(卒業見込み書)または職務経歴書
パスポートのコピー

入社後の行う手続き

外国人を雇用する場合の、入社後の手続きについて解説していきます。

「契約機関に関する届出」「活動機関に関する届出」

雇用した外国人労働者が退職・転職した場合は、14日以内に、出入国在留管理庁に届出を行わなくてはなりません。原則、届出は本人がおこなう必要がありますが、本人の署名があれば会社が提出することも可能です。

外国人本人がこの届出を忘れてしまうこともあるため、企業から提出の案内をしてあげると良いでしょう。今後の在留資格の更新に影響することがありますので、届出は必ず行いましょう。

在留資格の種類によって「活動機関に関する届出」なのか、「契約機関に関する届出」なのかが異なります。

契約機関に関する届出活動機関に関する届出
中長期在留者のうち、以下の在留資格の場合

高度専門職1号イ、高度専門職1号ロ、高度専門職2号(入管法別表第1の2の表の高度専門職の下欄2号イ又はロに掲げる活動に従事する場合)、研究、技術・人文知識・国際業務、興行(本邦の公私の機関との契約に基づいて活動に従事する場合に限ります。)、技能
中長期在留者のうち、以下の在留資格の場合

教授、高度専門職1号ハ、高度専門職2号(入管法別表第1の2の表の高度専門職の項の下欄2号ハに掲げる活動に従事する場合)、経営・管理、法律・会計業務、医療、教育、企業内転勤、技能実習、留学、研修
所属(活動)機関に関する届出(教授,高度専門職1号ハ,高度専門職2号(ハ),経営・管理,法律・会計業務,医療,教育,企業内転勤,技能実習,留学,研修)より作成|出入国在留管理庁

※ただし、平成24年7月9日以降に上陸許可、在留資格変更許可、在留期間更新許可などを受けた外国人に限る

雇用保険加入の手続き

労働に関する法律や法令は外国人にも適用され、要件を満たす場合には雇用保険に加入する必要があります。

これはハローワークで手続きをします。手続き期間は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までです。

【必要書類】

雇用保険被保険者資格取得届
賃金台帳
労働者名簿
出勤簿(タイムカード)
他の社会保険の資格取得関係書類
雇用期間を確認できる資料(雇用契約書等)

雇用保険被保険者資格取得届 は「外国人雇用状況の届出」という手続きを兼ねているため、雇用保険に加入しない場合は別途「外国人雇用状況届出書」提出をしなければなりません。

雇用上状況の届出はすべての事業主の義務と定められているため、届出を怠ったり、虚偽の報告を行ったりすると30万円いかの罰金が科されます。

雇用保険加入に関してもっと詳しく知りたい場合は、下記の記事で解説していますのでご覧ください。

健康保険・厚生年金加入の手続き

被保険者資格取得届を、日本年金機構へ提出します 。これは日本人の従業員に行う手続きと変わりません。

手続き期間は事実発生から5日以内です。必要書類は、健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届です。

中長期在留者の受け入れに関する届出


出入国在留管理庁へ「中長期在留者の受け入れに関する届出」を行います。

ただし、外国人雇用状況の届出をしていれば不要なので、提出しなければならないケースは限定的です。

届出期間は、中長期在留者の受入れを開始又は終了した日から14日以内です。届出は郵送のほか、インターネット(電子届出システム)でも可能です。なお、電子届出システムを使用する場合は、事前に地方入国管理署へ登録が必要です。

届出に記載する事項は、中長期在留者の氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留カード番号に加えて、活動内容や、就労資格、受け入れを開始した日時などです。なお、届出は雇用される本人ではなく、企業の職員が行います。

外国人を雇用する際の注意点

最後に、外国人を雇用する際の注意点を確認しておきましょう。

在留資格で認められていない業務に従事させないよう注意

冒頭でも解説した通り、ほとんどの就労ビザは、就労可能な業務に制限があります。どんな業務でも行えるわけではないので、必ず在留資格と就労可能業務を確認して雇用しましょう。認められていない業務に従事することは不法就労にあたり、企業が不法就労助長罪で罰せられる可能性があります。

可能な業務や職種などがわからない場合は出入国在留管理庁に問い合わせるか、在留資格に詳しい行政書士、紹介会社等に相談してください。

就労資格証明書の申請期間に注意

就労資格証明書は、通常1~3ヶ月程度で結果が出るとされています。しかしこの期間に、書類の不備を修正したり、不足があった際の補充時間は含まれていません。万が一不備があった場合でも対応できるように、申請スケジュールは1週間から2週間程度幅をとっておくといいでしょう。

同一労働同一賃金・最低賃金を順守する

日本人同様、外国人に対しても、同一労働同一賃金制度と最低賃金法については必ず守りましょう。当然、守らない場合は違法となり不足分を払わなければなりません。

また、給与水準が日本人よりも低い場合は、在留資格が取得できないことがあります。外国人であることを理由に待遇の差別を行ってはいけないため、入管では企業内で同じ業務を行う日本人の給与水準も確認します。外国人の待遇について不平等になっていないか、注意しましょう。

まとめ

今回は、外国人を採用して雇用を開始するまでの手続きを紹介しました。雇い入れる前の手続きの鍵は、ビザです。「業務内容にあった在留資格を持っているか」、あるいは「これから取得できるのか」というところがポイントになります。

ビザの手続きには時間がかかるため、それを見越して早めの申請をしてください。

雇い入れた後は、各種届出を忘れずに行いましょう。転職者の場合は、本人が行う届出(「契約機関に関する届出」もしくは「活動機関に関する届出」)があるので、きちんと届け出たかどうかチェックすることが大事です。