外国人雇用の入社前・入社後の手続き・必要書類を徹底解説!

雇用手続きの様子

外国人労働者を雇用する際には、必要な手続きと必要な書類が数多くあります。
採用前に確認しておくべきこと、手続き内容、雇い入れた後に必要な届け出まで、順を追って解説します。

外国人労働者を採用したいと考えている企業は、手続き漏れが起こらないようにチェックしておきましょう。

雇用手続き前にすべきこと

外国人材を採用したいと思ったときは、雇用手続きを行う前にいくつかの準備が必要です。具体的に見ていきましょう。

就労可能か、在留資格を確認する

採用したい外国人材が候補にあがった段階で、取得している在留資格で就労が可能かを確認します。就労不可の在留資格だった場合は、そのまま雇用手続きをすることができません。

在留カードでチェックするのは2か所です。

チェックポイント① 在留カード表面の「就労制限の有無」欄

画像のチェックポイント①の赤枠内を確認します。

●「就労不可」原則雇用はできませんが、裏面の「資格外活動許可欄」によっては制限付きで可能。チェックポイント②へ進みましょう。

●「在留資格に基づく就労活動のみ可」
一部制限があるが、雇用は可能。制限内容を確認します。

●「指定書により指定された就労活動のみ可」在留資格「特定活動」の場合にこの記載があります。この場合は「指定書」を確認します。

●「就労制限なし」就労内容に制限はありません。

現在持っている在留資格で就労不可の場合は、労働契約の締結をした後に在留資格の変更を行う必要があります。

チェックポイント② 在留カード裏面の「資格外活動許可欄」

チェックポイント①で「就労不可」と印字されていた場合は、チェックポイント②の赤枠内(在留カード裏面「資格外活動許可欄」を確認します。ここに以下の記載がある場合は雇用が可能です。

「許可(原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く)」

●「許可(資格外活動許可書に記載された範囲内の活動)」※資格外活動許可書で可能な範囲を確認してください

ただし、就労時間や就労場所に制限があるので雇用の際には注意が必要です。必ず上限を確認しましょう。

在留カードの確認をする。偽造に注意!

在留カードで就労可否を確認する際、併せて偽造されていないかの確認も行いましょう。偽造した在留カードで雇用をした場合、不法就労助長罪で企業が罰せられる可能性があります。在留カードを見分けるために、法務省が推奨する対策を紹介します。

在留カード等読取アプリで確認をする

出入国在留管理庁では「在留カード等読取アプリケーション」の無料配布を行っています。このアプリは在留カード及び特別永住者証明書のICチップの内容を読み取って、その情報が偽造・改ざんされたものでないことを確認することができます。アプリのDLについては出入国在留管理庁から行えます。

▶アプリDL先 出入国在留管理庁|在留カード等読取アプリケーション サポートページ

在留カードで確認をする

出入国在留管理庁|「在留カード」及び「特別永住者証明書」の見方より

また、これらについては法務省のYouTubeチャンネルに詳しい動画を公開していますので、こちらも参考にご覧ください。

在留カード等執行情報照会で確認をする

出入国在留管理庁のWEBサイト「在留カード等執行情報照会」では、在留カードの入力されたカードの番号が失効していないか確認できます。

出入国在留管理庁|在留カード等執行情報照会

労働契約を締結・契約書の作成

内定を出したら、労働契約を締結します。

この際に用意するのが「雇用契約書」または「労働条件通知書」です。どちらかで構いません。

上記の書類には2つの役割があります。1つは就労ビザ(在留資格)の申請の際に必要書類となること、そしてもう一つは外国人労働者とのトラブルを回避することです。

トラブル回避のためには、なるべく求職者の母国語など理解可能な言語で作成すること、「停止条件」に在留資格が交付されなかった場合のことを記載しておくことをおすすめします。停止条件は「在留資格認定証明書が交付され次第、雇用契約が有効となる」といった記載です。

これら雇用契約書については、以下の記事でサンプルつきの詳しい解説をしておりますので、参考にしてみてください。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書と労働条件通知書は、いずれも給与や職務内容が記載されている点は同じですが、労働条件通知書はあくまで雇用者から労働者への一方的な「通知」にすぎず、労使間の合意も不要です。一方で、雇用契約書は労働者と雇用者がお互いに合意したということを証明する書類となります。

労働基準法では「労働条件通知書」の発行は義務付けられていますが、「雇用契約書」の発行は義務ではありません。しかし、外国人を雇用する場合は、労働条件通知書よりも、お互いが合意した証拠になる「雇用契約書」のほうが、トラブルの予防になるためオススメです。

雇用手続き:在留資格申請や変更

ケース別に、在留資格の手続きについて説明します。

日本で就労中の外国人を雇用する場合の手続き

日本で就労中の外国人材は、すでに就労ビザを取得しています。手続きの流れは以下の通りです。

手続き

就労資格証明書交付申請を行う(任意)
通常当日に発行されるが、勤務先を変えたことがある場合などは1〜3ヶ月程度かかることがある

前職と違う職種の場合
在留資格の認めらている活動の範囲を超えた職種への転職の場合は、在留資格変更許可申請を行い、在留資格を変更する

前職と同じ職種の場合
在留資格関連の手続きは不要 
※ただし、入社後に求職者本人が「契約機関に関する届出」「活動機関に関する届出」を行います。詳細は後述します。

すでに日本で働いている外国人を雇用する際には、「本人が今持っている在留資格で、転職先の業務ができるのか」という点をしっかりと確認しましょう。万が一、調べずに雇用してしまった場合、在留資格の更新ができなくなる可能性があります。

例えば「技術・人文知識・国際業務」の場合、「技術の在留資格で国際業務を行う」ことや、「技術の在留資格で、単純労働を行う」ことはできません。

留学生を採用し日本で雇用する場合の手続き

留学生を新卒採用等で採用する場合は、留学ビザ(在留資格「留学」)から就労ビザへの変更手続きを行うのが一般的です。4月入社の1〜3ヶ月ほど前場合、ら在留資格変更許可申請が可能です。

手続きの流れは以下の通りです。

  1. 原則として雇用される本人が、最寄りの地方出入国在留管理局や出張所などで在留資格変更許可申請を行う。
  2. 申請が許可されれば、就労ビザへの変更完了(通常申請から1〜2ヶ月要する)

留学ビザから就労ビザへの切り替えについては、下記の記事でさらに詳しく解説しています。

外国人を現地で採用して日本で雇用する場合の手続きと必要書類

現地で採用し、日本で雇用するケースの手続きについて説明します。

内定を出したらすぐに入国管理局に申請します。

【手続きの順番】

①内定後すぐに、企業が入国管理局「在留資格認定証明書」を申請する

②「在留資格認定証明書」が発行される。海外にいる求職者へ送付

③求職者本人が、現地の日本大使館へ就労ビザを申請

④申請が許可されたら、就労ビザ取得(通常申請から1〜3か月要する)

「在留資格認定証明書」は発行から3ヶ月以内に日本へ入国しなければ無効になってしまうので、注意が必要です。

在留資格認定書交付申請の必要書類

代表的な就労ビザである「技術・人文知識・国際業務」の場合は、以下の書類が必要です。

企業が用意するもの】
在留資格認定証明書交付申請書(申請書は出入国在留管理庁ホームページよりDL)
日本での活動に応じた資料

【学生が用意するもの】
大学の卒業証明書(卒業見込み書)または職務経歴書
パスポートのコピー

入社後の手続き

外国人を雇用する場合の、入社後の手続きについて解説していきます。

「契約機関に関する届出」「活動機関に関する届出」

雇用した外国人労働者が退職・転職した場合は、14日以内に、出入国在留管理庁に届出を行わなくてはなりません。

在留資格の種類によって「活動機関に関する届出」なのか、「契約機関に関する届出」なのかが異なります。

なお、届出は本人がおこなう必要があります。

雇用保険加入の手続き

労働に関する法律や法令は外国人にも適用され、要件を満たす場合には雇用保険に加入する必要があります。

これはハローワークで手続きをします。

手続き期間は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までです。雇用保険の加入対象でない場合は、外国人雇用状況の届出を行ってください。

【必要書類】

雇用保険被保険者資格取得届の他、賃金台帳、労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、他の社会保険の資格取得関係書類、雇用期間を確認できる資料(雇用契約書等)

雇用保険加入に関してもっと詳しく知りたい場合は、下記の記事で解説していますのでご覧ください。

健康保険・厚生年金加入の手続き

被保険者資格取得届を、日本年金機構へ提出します 。

手続き期間は事実発生から5日以内です。必要書類は、健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届です。

中長期在留者の受け入れに関する届出


出入国在留管理庁へ「中長期在留者の受け入れに関する届出」を行います。

ただし、外国人雇用状況の届出をしていれば不要なので、提出しなければならないケースは限定的です。

届出期間は、中長期在留者の受入れを開始又は終了した日から14日以内です。届出は郵送のほか、インターネット(電子届出システム)でも可能です。なお、電子届出システムを使用する場合は、事前に地方入国管理署へ登録が必要です。

届出に記載する事項は、中長期在留者の氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留カード番号に加えて、活動内容や、就労資格、受け入れを開始した日時などです。なお、届出は雇用される本人ではなく、企業の職員が行います。

外国人を雇用する際の注意点

外国人を雇用する際の注意点を確認しておきましょう。

資格外活動に注意

ほとんどの在留資格が、可能な業務に制限があります。どんな業務でも行えるわけではないので、うっかり資格外活動で働かせてしまうことのないように注意しましょう。不法就労助長罪で罰せられる可能性があります。

可能な業務や職種などがわからない場合は出入国在留管理庁に問い合わせるか、在留資格に詳しい行政書士に相談してください。

在留資格認定証明書の申請期間に注意

在留資格認定証明書は、通常1~3ヶ月程度で結果が出るとされています。しかしこの期間に、書類の不備を修正したり、不足があった際の補充時間は含まれていません。万が一不備があった場合でも対応できるように、申請スケジュールは1週間から2週間程度幅をとっておくといいでしょう。

まとめ

ビジネスの人々のミーティングルーム - ビジネスのロイヤリティフリーストックフォト

今回は、外国人を採用して雇用を開始するまでの手続きを紹介しました。雇い入れる前の手続きの鍵は、ビザです。「業務内容にあった在留資格を持っているか」、あるいは「これから取得できるのか」というところがポイントになります。

ビザの手続きには時間がかかるため、それを見越して早めの申請をしてください。

雇い入れた後は、各種届出を忘れずに行いましょう。転職者の場合は、本人が行う届出(「契約機関に関する届出」もしくは「活動機関に関する届出」)があるので、きちんと届け出たかどうかチェックすることが大事です。